Steinbeis-Experten helfen Belastungssituationen am Arbeitsplatz zu evaluieren und frühzeitig zu eliminieren
Die Zahl der Fehltage wegen psychischer Probleme steigt, der dadurch verursachte wirtschaftliche Schaden ist groß. Wie können Unternehmen frühzeitig eine Belastungssituation erkennen, um rechtzeitig reagieren zu können? Dieser Frage ging das Steinbeis-Team Elke Kirchner und Dr. Holger Gast in einem gemeinsamen Projekt nach und entwickelte ein Online-Tool, das Belastungssituationen am Arbeitsplatz erfasst, die bei dauerhaftem Zustand die Leistungsfähigkeit und Arbeitsergebnisse beeinträchtigen. Somit haben Unternehmen ein verständliches und benutzerfreundliches Werkzeug zur Hand, das ihnen ermöglicht Fehlzeiten zu reduzieren und wirtschaftlich erfolgreich zu agieren.
Ablauf einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen gemäß §5 Abs. 3 Nr. 6 Arbeitsschutzgesetz
Der Markt braucht eine unkomplizierte Lösung, mit der Unternehmer die potenziellen Belastungssituationen frühzeitig identifizieren können und die die zeitlichen und personellen Ressourcen schont und gleichzeitig die Anforderungen gemäß § 5 Arbeitsschutzgesetz erfüllt. Das von den Steinbeis-Experten Elke Kirchner (Steinbeis-Beratungszentrum Gesunde Organisationen) und Dr. Holger Gast (Steinbeis-Beratungszentrum Agile Entwicklung von Informationssystemen) entwickelte Online-Tool in Form eines Online-Fragebogens hat die Beurteilung und Gestaltung der Arbeitsbedingungen mit dem Ziel im Fokus, Gefährdungen durch die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu minimieren. Dabei spielen vier Handlungsfelder eine wichtige Rolle:
- die Arbeitsumgebung/der Arbeitsplatz,
- die Arbeitsorganisation,
- die Arbeitsaufgaben und -inhalte sowie
- die sozialen Beziehungen/Kontakte in der Zusammenarbeit.
Ökonomische Faktoren der psychischen Gefährdungsbeurteilung
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ermittelt, ob beziehungsweise welche Belastungssituationen im Unternehmen von den Mitarbeitenden festgestellt werden. Die Auswertung dient als Grundlage für Maßnahmen, die an den Verhältnissen (zum Beispiel Lärm) oder dem Verhalten (Kommunikation, Führung) ansetzen, um die Leistungsfähigkeit des Einzelnen zu stärken und die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern. Damit gelingen eine intensivere Mitarbeiterbindung und die Reduzierung von krankheitsbedingten Fehlzeiten. Investitionen in die Erhebung und Reduzierung von Stressbelastungen zahlen sich langfristig aus: „Zufriedene, engagierte und gesunde Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen länger erhalten und steigern die Attraktivität der Firma als potenzieller Arbeitgeber“, davon ist Elke Kirchner überzeugt. Das spart Kosten bei der Akquise und Einarbeitung neuer Arbeitnehmer und führt zu einer Steigerung der Produktivität durch reduzierte Ausfallzeiten. Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen erfordert jedoch auch eine fundierte Expertise, da sie über die Ansprüche, die an eine typische Mitarbeiterbefragung gestellt werden, weit hinausgeht.
Steinbeis-Online-Tool: Anonym, sicher, effektiv
Schon bei der ersten Anforderungsanalyse wurde Holger Gast klar, dass die Anonymisierung der Antworten an erster Stelle stehen muss, um den Mitarbeitenden in diesem sensiblen Themenbereich die Möglichkeit zu geben, die Situation im Unternehmen ohne Angst vor Konsequenzen offen zu beschreiben, aber auch um die Arbeitnehmervertretungen und Personalverantwortlichen von dem Projekt zu überzeugen.
Im ersten Schritt akzeptiert das System nur verschlüsselte (https-)Verbindungen, sodass die übertragenen Antworten nicht abgefangen werden können. Das System läuft auf einem dedizierten Server, der nicht nebenbei für andere Aufgaben verwendet wird. „Außerdem haben wir beim Datenbank-Design darauf geachtet, nur die tatsächlichen Antworten zu speichern, also nicht etwa nebenbei, wie es bei vielen Umfragetools geschieht, Informationen über den Browser oder den Ausfüllzeitpunkt, denn daraus lassen sich eventuell Rückschlüsse auf den Ausfüller ziehen“, so Holger Gast.
Aber schon die Reihenfolge des Ausfüllens durch die verschiedenen Mitarbeiter kann Rückschlüsse erlauben, beispielsweise wenn die Internetanbindung des Unternehmens Protokolle über die Zugriffe auf externe Server führt und in den Berichten die Antworten genau in der Reihenfolge des Ausfüllens auftauchen. Das von den beiden Steinbeis-Experten entwickelte Tool wählt schon beim Speichern der Datensätze die technisch notwendige ID-Nummer rein zufällig aus, anstatt wie üblich fortlaufend, und sortiert die Ausgabe nach der Zufalls-ID. So bleibt selbst bei vollem Zugriff auf die Datenbank die Reihenfolge der Antworten verborgen.
Durch Kooperation zum Erfolg
Die Zusammenarbeit beider Steinbeis-Unternehmen ist ein Beispiel für erfolgreiche Kooperation im Steinbeis-Verbund. Die fachliche Expertise des Steinbeis-Beratungszentrums Gesunde Organisationen führt zu einem auf das Wesentliche fokussierten Entwurf des Fragebogens, während die technische Expertise und der spezielle Ansatz einer „Software, die Software schreibt“ des Steinbeis-Beratungszentrums Agile Entwicklung von Informationssystemen für eine gleichermaßen schlanke und flexible Umsetzung sorgt. Zusammen konnten die für die Kunden unkomplizierten und ressourcenschonenden Projekte zum Thema „psychische Gefährdungsbeurteilung“ erfolgreich realisiert werden. Und ganz nebenbei stärkt solch eine Verknüpfung von Expertisen die Gemeinschaft im Verbund.
Eine Demoversion des Fragebogens finden Interessierte unter www.gesunde-organisationen.com/demo-fragebogen
Diese ist technisch vollständig unabhängig gelöst und wird nur im Browser des Benutzers ausgeführt. Die eingegebenen Daten werden nicht übertragen.
Kontakt
Elke Kirchner (Autorin)
Steinbeis-Unternehmerin
Steinbeis-Beratungszentrum Gesunde Organisationen (Bensheim)
www.gesunde-organisationen.com
Dr. Holger Gast (Autor)
Steinbeis-Unternehmer
Steinbeis-Beratungszentrum Agile Entwicklung von Informationssystemen (Freilassing)
https://software40.de
Quellen
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https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/praevention/betriebliche-gesundheitsfoerderung/gesundheit-und-wohlbefinden-am-arbeitsplatz.html#c3286, zugegriffen am 12.06.2020
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IGA Report 28 „Wirksamkeit und Nutzen betrieblicher Prävention“
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IGA Report 1/2013 Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen
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BAUA: Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt – Organisationale Resilienz, 2016