Wie KMU ihren aktuellen Vorsprung nutzen können
Die digitalen Gewinner der Corona-bedingten Krise scheinen offensichtlich zu sein: Das sind Anbieter wie Netflix, Amazon oder Zoom. Nicht ganz so offensichtlich ist die Antwort auf die Frage, welche langfristigen Trends sich daraus ergeben werden. Werden Videokonferenzen ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt oder lernen wir den Wert von persönlichen Treffen wieder mehr zu schätzen? Kommt es zu einer Gewöhnung an die neuen Arbeitsweisen oder vielleicht zu einer Gegenbewegung? Steinbeis-Berater Jens Freiter hat sich für die TRANSFER auf die Suche nach Antworten gemacht und dabei auf die Erfahrungen der von ihm begleiteten Unternehmen zurückgegriffen.
Die digitale Transformation hat zwei Treiber: Zum einen sind das die technologischen Entwicklungen. Durch neue Technologien kann ich meinen Kunden günstiger, schneller oder besser zufriedenstellen. Wenn neue Technologien entwickelt werden, gibt es häufig einen Hype um die neuen Möglichkeiten. Am Ende bleibt dann aber eine realistische Einordnung der neuen Technik im Alltag. Der zweite Treiber ist das veränderte Kundenverhalten. Wir gewöhnen uns als Kunden im Privatleben an Möglichkeiten und Abläufe, auf die wir im Berufsalltag nicht mehr verzichten möchten. Früher hat der Pizzabote einfach irgendwann geklingelt – heute kann ich meine Pizza in Echtzeit verfolgen und dann direkt kontaktlos bezahlen. Momentan lässt sich nur vermuten, inwieweit die aktuelle Situation unser Verhalten als Kunden verändern wird.
Digitalisierung als Voraussetzung für Erfolg
Experten sind sich aber einig, dass die Digitalisierung durch die derzeitige Krise beschleunigt wird. Umso wichtiger ist es für Unternehmen und Berater im Nachgang genau zu betrachten, wo im Einzelnen noch nachgearbeitet werden muss. Durch den Zeitdruck kurzfristig zu reagieren, haben viele KMU Datenschutz- und Sicherheitsregeln vernachlässigt. Das muss später nachgezogen werden, um Hackern oder Schadsoftware keine Angriffsfläche zu bieten. Im Moment wird viel improvisiert, aber langfristig müssen Prozesse standardisiert und Software evaluiert werden. Viele Unternehmen stellen aktuell fest, dass die Digitalisierung eine absolute Notwendigkeit für den Erfolg ist – sind aber oftmals technisch nicht optimal aufgestellt.
Diese neue Wirklichkeit braucht einen neuen Umgang – mit der Technik, aber auch miteinander. Interessant in der aktuellen Marktbeobachtung ist, dass für viele Start-ups die neuen Regelungen kaum einen Unterschied machen, denn hier wurde schon früh das eigenverantwortliche Arbeiten gefordert und gefördert. Es wird aber auch immer mehr KMU bewusst, dass ein Mitarbeiter, der den Sinn hinter seiner Arbeit sieht, motivierter ist. Genau diese Motivation braucht man in der aktuellen Situation im Homeoffice, wenn man neben dem Job auch noch die Kinder betreuen muss und gerne mal am Abend noch produktiv sein soll.
Die neuen Abläufe müssen daher genauer betrachtet werden: Was hat sich bewährt, was muss man besser machen und was sollte man wieder aufgeben. Gerade in diesem Bereich wird in der Zukunft eine große Aufgabe auf die Berater zukommen, denn sie können mit externem Blick und ihrer Erfahrung aus anderen Unternehmen ihre Kunden bei diesem Prozess begleiten. Ansatzpunkte für eine Analyse sind:
- Welche Homeoffice-Regelungen für Mitarbeiter geben wir?
- Welche technischen wie gesellschaftlichen Strukturen für Online-Meetings schaffen wir?
- Auf welche Dokumente darf in welcher Form aus dem Homeoffice zugegriffen werden?
- Wie stellen wir das Büro und die Homeoffice-Bereiche auf das papierlose Arbeiten um?
- Haben unsere Mitarbeiter zu Hause auch eine Anwesenheitspflicht oder arbeiten sie ihre Aufgaben in eigenen Strukturen ab?
Kleinere Unternehmen – kürzere Wege – mehr Erfolg
Dabei haben gerade kleinere Unternehmen jetzt Vorteile, weil die Entscheidungswege kürzer sind und auf diese Weise schneller reagiert werden kann. „Ein gutes Bespiel dafür ist die Zimmerei Keller aus Engen, wo inzwischen papierlos gearbeitet wird“, erläutert Jens Freiter. Momentan bietet dies einen klaren Vorteil, der aber seinen Anfang in dem Verständnis des Geschäftsführers nahm, sich mit dieser Aufgabe kontinuierlich auseinanderzusetzen.
Dieses Start-up-Mindset setzt allerdings eine digitale Intelligenz bei den Führungskräften voraus. Der geübte Umgang mit den neuen Tools muss vorhanden und die neuen agilen Methoden der Führung müssen bekannt sein. Gerade im Mittelstand besteht in diesem Bereich noch eine ganze Menge Aufholbedarf. Natürlich sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitern Vertrauen schenken und den Austausch untereinander anregen. Das hat aber nur dann Erfolg, wenn die Erwartungen für alle klar definiert sind. Dann hat der Mitarbeiter auch die Sicherheit, die er braucht, um seine Arbeit selbst zu strukturieren. „Bei dem von uns unterstützten Start-up Frontify aus St. Gallen zum Beispiel basierte die Unternehmenskultur auf Freiheit und Vertrauen. Es zeigte sich, dass eine gute Unternehmenskultur gute Mitarbeiter anzieht, die dann einen fantastischen Job machen“, berichtet Jens Freiter. Das erzeugt Gewinn und zieht wiederum neue hervorragende Mitarbeiter an. Damit wird ein Umfeld geschaffen, in dem verantwortungsvolle Menschen selbstbestimmt arbeiten können. Und auch bei Walter Strassenbau aus Trossingen, wo viele der Anforderungen aus den Auflagen der öffentlichen Auftraggeber kommen, konnte das Steinbeis-Team erfolgreich beraten. Zum Glück gab es hier schon länger den Trend zu mehr Digitalisierung bei der Auftragsvergabe. Neue technische Möglichkeiten bei der GPS-Navigation und Planung der Baustelle fordern die Mitarbeiter. Auch in diesem Unternehmen sind technisches Fachwissen und hohe Eigenverantwortung selbstverständlich. Mitarbeiter müssen in einem komplexen Arbeitsumfeld selbstständig und verantwortungsvoll agieren.
Unternehmen sind aktuell gezwungen, sich umzustellen und anzupassen. Die KMU, die das schneller und/oder früher umsetzen, profitieren davon. Dafür müssen Führungskräfte und Mitarbeiter jetzt gezielt weitergebildet und geschult werden. Hierfür liegen Videoplattformen stark im Trend, die Frequenz bei Videoportalen wie dem Steinbeis-Videoportal steigt stetig an.
Die Akzeptanz und die Nutzung der momentan vorhandenen digitalen Möglichkeiten sind der Nährboden für die zukünftige Arbeitswelt. Unternehmen, die hier am Ball bleiben, werden agiler auf dem Markt agieren, schneller Kunden überzeugen und leichter Mitarbeiter finden.
Kontakt
Jens Freiter (Autor)
Freier Projektleiter
Steinbeis-Beratungszentrum Existenzgründung (Stuttgart)
www.steinbeis-exi.de