Steinbeis-Beratungszentrum Prozess- und Vertriebsberatung entwickelt praxisnahes Konzept zur Erschließung des Marktes der öffentlichen Auftraggeber
Öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen vergeben allein in Deutschland über Ausschreibungen jedes Jahr Waren und Dienstleistungen in einem Umfang von mehr als 350 Milliarden Euro. Und die aktuelle Situation lässt erwarten, dass Staat und öffentliche Verwaltung in den kommenden Monaten noch stärker im Wirtschaftsgeschehen präsent sein werden. Das bietet Chancen auch für KMU, allerdings verlangen öffentliche Ausschreibungsverfahren einiges an Know-how und Erfahrung auf Bieterseite. Das Beratungskonzept des Steinbeis-Beratungszentrums Prozess- und Vertriebsberatung in Reichenau/Bodensee setzt auf einen durchgängigen Prozess der Angebotsvorbereitung und -erstellung für Vergabeverfahren aus Sicht der Bieter. Der Fokus des Konzeptes liegt dabei auf der praktischen Verbindung der rechtlichen Grundlagen des Vergaberechts mit den organisatorischenund prozeduralen Anforderungen für eine wirksame Umsetzung im Vertriebsprozess.
Funktionsumfang des Unterstützungs-Tools
Die Bearbeitung von öffentlichen Auftragsvergaben kennt zwei teilnehmende Seiten, die sich im Rahmen von Vergabeverfahren begegnen: die den Auftrag vergebende Stelle und den Bieter. Für den Bieter bedeutet der Vergabeprozess, dass er sich mit den Vorschriften und Regelungen des Vergaberechts befassen muss, da dieses die gesetzliche Grundlage für die Leistungsbeschaffung bei öffentlichen Auftraggebern bildet.
Diese starr anmutende regulative Verfahrensbasis sowie die oftmals fehlende Bereitschaft bei Bieterunternehmen, sich die für die vertrieblich operative Anwendung erforderlichen Kenntnisse strukturiert zu erarbeiten, führen meist zu unbefriedigenden Ausschreibungsteilnahmen – das heißt, der Bieter erhält den Zuschlag nicht oder er müsste für die Erstellung seines Angebotes einen viel zu hohen Aufwand investieren. Solche Verfahrensverläufe führen zu negativ geprägten Ansichten, Einschätzungen und Meinungen, die mit der öffentlichen Auftragsvergabe gerne verbunden werden. Aussagen wie „Die Bearbeitung von Ausschreibungen ist viel zu zeitaufwendig und kann nur mit einem sehr viel höheren Aufwand als die Erstellung von normalen Angeboten durchgeführt werden“ oder „Jede Ausschreibung ist wie ein Überraschungsei, kein Mensch weiß, was da als Ergebnis herauskommt“ sind nur zwei der Evergreens aus der erstaunlich langlebigen Liste der Ausschreibungsvorurteile.
Warum ein Bieterkonzept?
Der Beratungsansatz von Steinbeis-Unternehmer Jürgen Meer sorgt dafür, dass ein Bieterunternehmen eine praxisbezogene und realistische Einschätzung zu seinen eigenen Aktivitäten im Bereich der öffentlichen Aufträge bekommt und die Mottenkiste der Ausschreibungs-vorurteile beruhigt zuklappen kann.
Mit einem durchdachten Konzept zur Herangehensweise sowie einer dazu passenden Aufbau- und Ablauforganisation kann sich jedes Bieterunternehmen auf seine Teilnahme an Vergabeverfahren vorbereiten und so sicherstellen, dass es folgende vier Hauptziele erreicht:
- Das Bieterunternehmen ist rechtzeitig über die relevanten Ausschreibungen informiert.
- Das Bieterunternehmen kann die eigenen und die Verfahrensrisiken benennen und einschätzen.
- Das Bieterunternehmen ist in der Lage, die Angebotsunterlagen effizient und effektiv zu erstellen.
- Das Bieterunternehmen kann juristische und taktische Elemente erfolgswirksam einsetzen.
Wenn ein Bieterunternehmen diese Ziele erreicht, wird sich die Wahrnehmung für Vergabeprojekte bei den beteiligten Personen verändern.
Die finale Zuschlagsentscheidung ist dann nicht mehr der unvorhersehbare Inhalt aus einem „Überraschungsei“, sondern das Ergebnis eines strukturierten Bearbeitungsprozesses, der Risiken und Erfolgschancen transparent aufzeigt und zu einer bewussten Teilnahmeentscheidung geführt hat.
So funktioniert das Konzept
Das Steinbeis-Team wendet einen ganzheitlichen Prozess zur Angebotserstellung für Ausschreibungsprojekte an. Im Mittelpunkt steht dabei die Prozesssicht aus der Perspektive des Bieterunternehmens.
Die inhaltlichen Schwerpunkte liegen auf der praktischen Anwendbarkeit der Informationen in der vertrieblichen Arbeit und dem Verständnis für die Anforderungen der Kundengruppe „öffentliche Auftraggeber“. Die Besonderheit des Konzepts ist die Darstellung der Wechselwirkungen zwischen den juristischen Grundlagen des Vergaberechts und den organisatorischen und prozeduralen Abläufen im operativen Vertriebsprozess.
Durch den klaren Bezug zu einem definierten Prozessablauf bekommt ein Neueinsteiger im ausschreibungsbezogenen Vertrieb eine konkrete Orientierung und Hilfestellung, um selbst strukturiert erste Vergabeprojekte zu bearbeiten. Für erfahrenere Mitarbeiter bietet das Konzept Ideen und Anregungen, um bereits vorhandene Aufbaustrukturen und operative Abläufe zu überprüfen und im Bedarfsfall auch zu verändern.
Das Beratungskonzept basiert auf mehreren elementaren Prozessmodulen. Der vollständige Prozessablauf besteht aus insgesamt sechs Schritten, beginnend bei den Grundlagen des Vergaberechts bis hin zu den Vorzügen aus der Wechselwirkung zwischen den juristischen und organisatorischen Elementen. Die einzelnen Prozessmodule sind dabei wie folgt gegliedert:
- Der Trigger – welcher Anlass ist für den Start von Ausschreibungs- und Vergabeprojekten verantwortlich?
- Die Orientierung – welche Wege gibt es, um rechtzeitig von den relevanten Vergabeprojekten zu erfahren?
- Die Bedrohung – welche Gefahren lauern auf dem Weg zu einem erfolgreichen Ausschreibungsprojekt und wie können diese umgangen werden?
- Der Wettbewerbsbeitrag – welche Unterlagen sind notwendig, wie werden diese effektiv erstellt und effizient verwaltet?
- Der Plan – welcher Weg ist für mein Vergabeprojekt der beste?
- Der Bonus – welche positiven Effekte ergeben sich aus der Wechselwirkung zwischen der juristischen und der vertrieblich-operativen Ebene?
Im Rahmen des Konzeptes werden unter anderem die Möglichkeiten zur technischen Unterstützung bei der Gestaltung und Durchführung des Ausschreibungsprozesses intensiv beleuchtet. Gerade die aktuelle Situation hat gezeigt, dass es eine Vielzahl an Technologien gibt, die eine große Hilfe bei der Umsetzung von Geschäftsprozessen sein können.
Das Steinbeis-Beratungszentrum Prozess- und Vertriebsberatung kooperiert aus diesem Grund mit dem Software-Unternehmen OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, um einen cloudbasierten Service zur technischen Unterstützung des Beratungskonzeptes aufzubauen. Dieser Service ermöglicht es einem Bieterunternehmen, die wichtigsten Bestandteile des Beratungskonzeptes, beispielsweise Prozessmodelle zum Verfahrensablauf, Wissensdatenbanken zu den rechtlichen Grundlagen oder auch fertige Standardvorlagen für verfahrensrelevante Dokumente, jederzeit und standortunabhängig zu nutzen sowie die eigenen Ausschreibungsprojekte kontrolliert über eine zentrale Plattform abzuwickeln.
Kontakt
Jürgen Meer (Autor)
Steinbeis-Unternehmer
Steinbeis-Beratungszentrum Prozess- und Vertriebsberatung (Reichenau)
Johanna Koch (Autorin)
Medien & Marketing (Ravensburg)
Stephan Rechten (Autor)
Rechtsanwalt und Partner
BEITEN BURKHARDT (Berlin)