Steinbeis-Team unterstützt mit Reifegradanalyse Automobilkunden
Einsatz für das Team des Steinbeis-Beratungszentrums Wissensmanagement in Augsburg: Ein Automobilkonzern war an das Beraterteam herangetreten und bat um Unterstützung bei der Einführung eines Wissensmanagements. Nicht nur die generelle Informations- und Wissensweitergabe barg Probleme, auch die Re-Zertifizierung der neuen ISO9001:2015 forderte einen besseren Umgang mit Wissen innerhalb des Konzerns. Mithilfe der Reifegradanalyse konnte das Steinbeis-Team die derzeitige Situation erheben und ein maßgeschneidertes Wissensmanagement- Konzept erarbeiten.
Mit der Reifegradanalyse zur Erhebung der Ist-Situation des Wissensmanagements hat das Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement ein Praxis-Tool entwickelt, um ganzheitliches Wissensmanagement einfach und schnell umzusetzen. Die Analyse ermöglicht einen Abgleich des Soll-Zustandes mit dem Ist-Zustand, um darauf aufbauend gezielte Handlungsschritte zu setzen.
Die Reifegradanalyse bei dem Kunden aus der Automobilbranche ergab für den analysierten Geschäftsbereich, dass bereits gute Voraussetzungen für ein ganzheitliches Wissensmanagement vorhanden sind. So deckte sich der Ist-Zustand im Bereich Wissensentwicklung und Innovation vollständig mit dem gewünschten Soll. Auch bei der strategischen Ausrichtung der Wissensziele, der bereits implementierten IT und dem vorhandenen Wissensstand waren die Abweichungen nur marginal. Defizite deckte die Reifegradanalyse jedoch bei den Ausprägungen Führung und Managementunterstützung, Unternehmensprozesse sowie Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter auf. Der größte Nachholbedarf bestand bei Zusammenarbeit und Kommunikation.
Aus dem Status quo leiteten die Steinbeis-Experten um Christina Stoisser ab, dass – trotz guter Ausgangsbasis – die bisherigen Wissensmanagement- Bestrebungen die Informationsflüsse im Unternehmen nicht wie erhofft verbessern konnten. Die vorhandene Software unterstützt die Kollaboration nur unzureichend. Daher kommt es zu Prozessfehlern und Mehrarbeit, was in der Folge zur Unzufriedenheit und Demotivation der Mitarbeiter führt. Eine unzureichende Unterstützung von Seiten der Führungsriege verschärft die Situation zusätzlich. Eine Negativspirale drohte sich in Gang zu setzen und alle bisherigen Wissensmanagement- Maßnahmen zu gefährden.
Um dem entgegenzuwirken, sollte auf dem bereits Vorhandenen aufgebaut werden. Im Grunde verfügte der Unternehmensbereich über alle Werkzeuge, die ein erfolgreiches Wissensmanagement fordert. Sie mussten nur richtig verknüpft werden. Die Lösung war ein zentrales Wissens-Cockpit, in dem alle existierenden Insellösungen über Schnittstellen angedockt wurden. Statt bis zu zehn Logins mussten sich die Mitarbeiter fortan nur noch einmal identifizieren – und konnten schließlich auf das gesamte Unternehmenswissen zugreifen, ganz gleich ob die gewünschten Daten vom Vertrieb oder aus dem Kundenservice stammten. Neue Dokumente landeten automatisch im Gesamtsystem und schlummerten nicht mehr auf lokalen Laufwerken oder in persönlichen Ordnern. So war zudem sichergestellt, dass von jeder Datei künftig nur noch eine Version – nämlich die aktuellste – existierte.
„Diese Mehrwerte machten sich im täglichen Umgang mit der organisationalen Wissensbasis sofort bemerkbar“, erläutert Christina Stoisser: Die Mitarbeiter verzeichneten deutliche Zeitersparnisse auf der Suche nach relevanten Informationen, bei der gemeinsamen Arbeit an Projektdokumentationen sowie in Abstimmungsprozessen. Der erkennbare Nutzen führte schnell zu Akzeptanz in der Belegschaft. Ein weiterer Motivationsschub erfolgte durch das Management: Die Führungskräfte beteiligten sich rege am Informationsaustausch über das Wissens- Cockpit und unterstützten die Einführungsphase mit internen Marketingmaßnahmen. So trat an die Stelle von Resignation binnen kürzester Zeit Begeisterung für das neu definierte Wissensmanagement-Konzept.
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Christina Stoisser
Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement (Augsburg)