Steinbeis-Experten entwickeln ein Tool für Instandhaltungskostenprognose und Personalbemessung
Die Instandhaltung von Gebäuden und deren technischen Anlagen gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Immobilieneigentümern. Dennoch fällt es Instandhaltungsverantwortlichen häufig schwer, Laien als Entscheider von der Notwendigkeit eines entsprechenden Budgets und der personellen Ressourcen zu überzeugen. An dieser Stelle kann das PABI-Verfahren© helfen, das Immobilienbesitzern eine einfache, aber dennoch wissenschaftlich fundierte Methode zur Instandhaltungskostenplanung zur Verfügung stellt. Professor Dr.-Ing. Carolin Bahr hat das Verfahren während ihrer langjährigen Forschungsarbeit an der Hochschule Karlsruhe entwickelt und setzt es am von ihr verantworteten Steinbeis-Transferzentrum Bau und Facility Management in Zusammenarbeit mit zwei Computer Aided Facility Management (CAFM)-Softwarehäusern in der Praxis um.
PABI© steht für praxisorientierte adaptive Budgetierung von Instandhaltungsmaßnahmen. Das Verfahren basiert auf fast 20 Jahren Forschung, ist seit knapp 15 Jahren in der Praxis erprobt und wird auf der Grundlage von realen Immobiliendaten laufend validiert und weiterentwickelt: zuletzt anhand von 633 Immobilien mit über zwei Millionen m2 Nutzfläche im von Carolin Bahr geleiteten gefma [1] -Arbeitskreis Ressourcenbemessung.
PABI©: einfach, vorausschauend, praxisorientiert
Das Team des Steinbeis-Transferzentrums Bau und Facility Management hat ein Excel-Anwendertool samt Anwender- und Administrationshandbüchern entwickelt, das durch eine Kooperation mit den Softwarehäusern Loy & Hutz Solutions GmbH sowie der pit Gruppe einer breiten Masse von Nutzern zugänglich gemacht wird. Seit 2020 bezieht das Tool auch die Personalbemessung nach gefma Richtlinie 270-1 [2] zum Instandhalten und Betreiben von Liegenschaften mit ein.
Das PABI-Verfahren© ermöglicht eine vorausschauende Planung des Instandhaltungsbudgets über einen Zeitraum von bis zu 40 Jahren. Im Gegensatz zu bisherigen Ansätzen werden wichtige gebäudespezifische Eigenschaften, wie zum Beispiel das Gebäudealter oder der Technikanteil, berücksichtigt, was eine transparente und belastbare Bestimmung des Instandhaltungsbudgets ermöglicht. Der Vorteil besteht in der einfachen, praxisorientierten Anwendung, ohne dass die Aussagekraft beeinträchtigt wird, unabhängig davon, ob der Anwender das PABI-Excel-Tool© oder eines der beiden Softwaretools nutzt.
Die PABI-Tools© führen alle Rechenschritte zur Instandhaltungskostenprognose und zur Personalbedarfsbemessung gemäß GEFMA270 automatisiert durch. Abhängig von den vorhandenen Informationen wird die passende Berechnungsvariante gewählt. Sowohl das Excel-Tool als auch die CAFM-Softwaresysteme visualisieren den notwendigen Mittelbedarf und den Abgleich mit den tatsächlichen Ausgaben. Dadurch kann die Bildung von Instandhaltungsstaus aufgezeigt und über die Zeit dokumentiert werden.
Hohe Aussagekraft durch Berücksichtigung spezifischer Eigenschaften
Die Berechnungsgrundlage bildet ein prozentualer Anteil des Wiederbeschaffungswertes, wobei hier zwischen dem laufenden Bauunterhalt, der Wartungs-, Inspektions- und kleine Instandsetzungsmaßnahmen umfasst, und den zyklischen Sanierungsmaßnahmen mit großen Instandsetzungs- und Verbesserungsmaßnahmen unterschieden wird. Bei der Bestimmung des Wiederbeschaffungswertes unterstützen sowohl das PABI-Excel-Tool© als auch die beiden CAFM-Softwaresysteme. Abhängig von den vorliegenden Gebäudeinformationen sind dort sechs verschiedene Möglichkeiten hinterlegt. Darüber hinaus kann auf Kennwerte zurückgegriffen werden.
Gebäudespezifische Eigenschaften, wie zum Beispiel das Alter oder der Technikanteil, die sich auf die Höhe der Instandhaltungskosten auswirken, werden mit Gewichtungsfaktoren bei der Budgetberechnung berücksichtigt. Sie werden auf Basis von Realdaten in zahlreichen Projekten für unterschiedliche Nutzungsarten kontinuierlich weiterentwickelt, angepasst und ergänzt.
Erste grobe Abschätzungen sind durch die Berücksichtigung des Baujahres sowie der Nutzungsart möglich. Es wird jedoch empfohlen, die Berechnung durch weitere Angaben zu präzisieren.
Minimaler Aufwand – maximaler Nutzen
Die Instandhaltungskosten lassen sich mithilfe weniger Gebäudedaten berechnen. Diese Basisdaten liegen dem Instandhaltungsverantwortlichen in der Regel vor und sind nur einmalig zu erfassen. Sind die Gebäudedaten bereits in einem der CAFM-Systeme gepflegt, können diese im Softwarepaket direkt verwendet werden, somit entfällt der erneute Erfassungsaufwand. In den folgenden Jahren lassen sich die Kostenprognosen ohne weitere Dateneingabe bestimmen, lediglich die Baupreisindizes sind durch den Administrator zu aktualisieren, wobei dies bei den CAFM-Systemen automatisiert über ein Update erfolgt.
Durch die Berücksichtigung gebäudespezifischer Eigenschaften wird eine hohe Genauigkeit erreicht. Instandhaltungsverantwortliche erhalten dadurch eine gute Planungssicherheit und können transparent aufzeigen, warum sie die Instandhaltungsmittel zum jeweiligen Zeitpunkt benötigen. Durch den jährlichen Soll-Ist-Kostenabgleich können Instandhaltungsstaus aufgezeigt und durch rechtzeitiges Gegensteuern Folgeschäden mit hohen Kosten vermieden werden.
Weitere Informationen finden Sie unter www.pabi-verfahren.de
Anwendertools:
- Das PABI-Excel-Tool© kann über das Steinbeis-Transferzentrum Bau und Facility Management bezogen werden.
- waveware®-Nutzer können das PABI-Verfahren mit dem CAFM-Paket MAINTENANCE FORECAST anwenden.
- In Kooperation mit Loy & Hutz wurde die Stand-alone-Software-Lösung PABM entwickelt, die seit 2020 erhältlich ist https://www.loyhutz.de/standardprodukte/wave-pabm/
- Seit 2024 steht das Verfahren auch allen pitFM-Nutzern zur Verfügung: https://www.pit.de
www.pabi-verfahren.de
- ScreenCam-Video „PABI-Excel-Tool”:
- Video „PABM Standalone-Software“: https://www.loyhutz.de/standardprodukte/wave-pabm/
Kontakt
Prof. Dr.-Ing. Carolin Bahr (Autorin)
Steinbeis-Unternehmerin
Steinbeis-Transferzentrum Bau und Facility Management (Karlsruhe)