Studierende der Steinbeis Hochschule entwickeln Tool zur Unterstützung in der digitalen Transformation
Effiziente Prozesse sind unverzichtbar für jedes Unternehmen, das erfolgreich im Wettbewerb bestehen möchte. Die Digitalisierung ermöglicht hohe Effizienzsteigerungen: Die Pandemie hat nachweislich gezeigt, dass Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad besser, also schneller und effizienter, auf Herausforderungen reagieren konnten als Unternehmen mit einem geringen Digitalisierungsgrad. Auch die 2021 veröffentlichte Studie „Digitalisierung der Wirtschaft – Wo steht Deutschland nach zwei Jahren Pandemie?“ des Branchenverbands Bitkom verdeutlichte den gesteigerten Stellenwert der Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft. Im Rahmen ihres Studiums zum Master of Business Engineering an der Steinbeis Hochschule haben zwei Studierende nun gemeinsam mit der Smart Solutions for Industry AG ein Dienstleistungsprodukt entwickelt: Es zeigt Unternehmen, in welchen Bereichen noch nicht genutzte Potenziale für Effizienzsteigerungen durch die Digitalisierung bestehen, wo sie digitaler werden müssen und wo Medienbrüche vermieden werden können.
Infolge der Pandemie haben zahlreiche Unternehmen ihre technische Ausstattung erweitert, indem sie beispielsweise zusätzliche Hard- und Software erworben haben, um die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Ein solcher Ressourcenausbau allein reicht allerdings nicht aus, um das volle Potenzial der Digitalisierung zu nutzen. Eine entscheidende Herausforderung besteht darin, dass Prozesse und Arbeitsabläufe in den wenigsten Fällen umfassend an die neuen Anforderungen angepasst wurden. Das hat zur Folge, dass neue Probleme bei der Zusammenarbeit entstehen und die Effizienz der Arbeitsabläufe beeinträchtigt wird. Denn Digitalisierung ist vor allen Dingen ein Thema der digitalen Zusammenarbeit. Das erfordert die Anpassung von Prozessen und deren durchgängige Vernetzung über Abteilungsgrenzen hinaus.
Kunden, Lieferanten und auch die Mitarbeitenden erwarten im beruflichen Alltag eine gute User Experience, so wie sie es von ihren privat genutzten Geräten und Diensten gewohnt sind. Dabei ist es wichtig, Medienbrüche zu vermeiden und Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Gleichzeitig sollen Prozesse die Produktivität steigern, ohne die Mitarbeiter zu überlasten.
Diese Überlegungen waren Grundlage für eine Dienstleistung, die Dilara Dogan und ihr Kommilitone Jonas Pospischil während ihres Studiums an der Steinbeis Hochschule in ihrem projektgebenden Unternehmen, der Smart Solutions for Industry AG, entwickelt haben. Mit ihrem Angebot können sowohl einzelne Prozessschritte, vollständige Abteilungen als auch das gesamte Unternehmen aus einer umfassenden Perspektive betrachtet werden. Ihr Ziel: dem analysierten Unternehmen einen bestmöglichen Einblick in seinen Ist-Zustand zu vermitteln und gemeinsam einen Plan zur Erreichung des angestrebten Soll-Zustandes des Prozesses, der Abteilung oder des Unternehmens zu erarbeiten.
„Wir wollen Unternehmen bei ihrer digitalen Weiterentwicklung unterstützen. Dazu stellen wir in Workshops und Einzelinterviews gezielte Fragen zur aktuellen digitalen Ausgangssituation. Im Anschluss werten wir die Ergebnisse aus“, erklärt Dilara Dogan ihr Vorgehen. Die Auswertungen schließlich sind Grundlage zur Erarbeitung individueller, auf das Unternehmen zugeschnittener Maßnahmen, um den angestrebten Soll-Zustand zu erreichen.
Das Projekt ist eine Kooperation zwischen der Steinbeis Hochschule, dem Beratungsunternehmen Flüchter & Partner, STS GbR und der Smart Solutions for Industry AG als Projektgeber. Die Smart Solutions ist eine gemeinsame Beteiligung der in Filderstadt sitzenden SCMT Steinbeis Center of Management and Technology GmbH und der Esslinger Steinbeis Interagierende Systeme GmbH.
Erfolgreiche Prozessdigitalisierung mit der SDA
Das Ergebnis einer intensiven Forschung, Planung und Optimierung der beiden Studierenden ist das innovative Tool „Smart Digital Analyse“ – kurz SDA. Kunden können damit den aktuellen Stand der Digitalisierung in ihrem Unternehmen messen, bewerten und daraus umsetzbare Maßnahmen ableiten.
Um den aktuellen Grad an Digitalisierung zu ermitteln, betrachtet das Tool drei Hauptdimensionen: die vorhandenen IT-Systeme, verfügbare Daten und die gelebte Organisationsstruktur. Diese Dimensionen stellen die wesentlichen Aspekte dar, die den digitalen Reifegrad eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Prozesses umfassend widerspiegeln. Jede der drei Dimensionen unterteilt sich wiederum in drei Subdimensionen, die die übergeordnete Kategorie in die wichtigsten Aspekte untergliedern. Zusätzlich sind jeder der neun resultierenden Subdimensionen drei Reifegradindikatoren zugeordnet.
„Jeder dieser Reifegradindikatoren wurde von uns detailliert beschrieben und umfasst eine zentrale Leitfrage, die sogenannte Indikatorfrage. Fachleute des befragten Unternehmens beantworten diese Fragen unter Anleitung eines Beraters und beschreiben ihre Einschätzung der Reife auf einer fünfstufigen Likert-Skala. Anhand der gemessenen Reifegradindikatoren kann dann der aktuelle digitale Reifegrad des Unternehmens bestimmt werden“, erläutert Jonas Pospischil das weitere Vorgehen.
Gestartet wird mit Einzelinterviews und Workshops, als Ergebnis werden die Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand in einem Spinnendiagramm dargestellt. Durch diese grafische Darstellung werden Diskrepanzen und Optimierungspotenziale in den Unternehmensprozessen deutlich sichtbar gemacht. In Interaktion mit dem Unternehmen wird dann eine umfassende Analyse durchgeführt, um eine Priorisierung der Diskrepanzen und damit der vorrangig anzugehenden Themen festzulegen. Es ist essenziell, bereits vorhandene digitalisierte Prozesse und Arbeitsabläufe in bestimmten Bereichen anzuerkennen, dadurch besteht aber vorerst keine Notwendigkeit zur Optimierung. Die Smart Solutions for Industry arbeitet nach dem Grundsatz einer umfassenden Digitalisierung, jedoch nur dort, wo es sinnvoll ist.
Effizienzsteigerung mit der SDA
Die Smart Digital Analyse identifiziert langwierige und fehleranfällige Prozesse, manuelle Dateneingaben und zahlreiche Systembrüche und ersetzt sie durch effiziente, digitale Prozesse. Sie ist ein Hilfsmittel für Entscheidungen auf dem Weg zur digitalen Transformation. Als detaillierter Prozess wird sie von den Consultants der Smart Solutions for Industry sowie ihrem Netzwerk an Experten und Beratern begleitet.
Die Auswertung der Interviews und Workshops hat eine weitere, tiefgreifende Bedeutung, die über die bloße Identifizierung und Diskussion von Diskrepanzen hinausgeht. Die Smart Solutions for Industry nutzt diese Erkenntnisse als Beratungsunternehmen, um Unternehmen bei ihrem individuellen Fortschritt in Richtung Digitalisierung zu unterstützen. Denn eine gezielte Transformation ist von entscheidender Bedeutung, um Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu halten.
Kontakt
Dilara Dogan (Autorin)
MBE Studentin
Process Design & Consulting
Smart Solutions for Industry AG (Herrenberg)
Alexander Wobetzky (Autor)
CEO, Head of Consulting
Smart Solutions for Industry AG (Herrenberg)
223075-43