Impulse des Event-Teams am Steinbeis Europa Zentrum
Dinge, die uns nachhaltig in Erinnerung bleiben, haben alle etwas gemeinsam: Sie sind verknüpft mit Emotionen. Genauer gesagt mit unseren Basisemotionen. Das sind laut Paul Ekman Überraschung, Ekel, Ärger, Trauer, Angst und Freude. Von diesen sechs Emotionen macht sich das Event-Team des Steinbeis Europa Zentrums zwei zu Nutze: Überraschung und Freude. Jedes erfolgreiche Event hat Elemente, die mindestens eine der beiden Emotionen bedienen, im besten Fall sogar beide. Das Team führt jährlich eine Vielzahl von Veranstaltungen durch, die in ihrer Struktur, Zielrichtung und Art sehr unterschiedlich sind. Über die Jahre hat das Team eindrückliche Erfahrungen gesammelt, kreative Formate ausprobiert und auch gelernt, was nicht funktioniert. Hier geben sie einige Dos und Don’ts weiter.
Warum bleiben uns Ereignisse in besonderer Erinnerung, wenn sie mit Emotionen verknüpft sind? Emotionale Botschaften erzeugen eine hohe Verarbeitungstiefe. Die Reizverarbeitung findet nicht mehr unterbewusst beziehungsweise automatisch statt, sondern wechselt in einen seriellen und willentlich kontrollierten Verarbeitungsmodus (vgl. Oehmann et. al., 200, Seite 299). Genau dahin wollen wir, wenn es um Events geht. Denn die transportierten Informationen und Reize stehen in hoher Konkurrenz zu anderen Reizen. Unser Gehirn nimmt jede Sekunde zirka elf Millionen Bit über unsere Sinneskanäle auf. Davon wird allerdings nur ein Bruchteil – etwa 40 Bit – bewusst verarbeitet. Unser Gehirn ist evolutionsbiologisch darauf trainiert, die wichtigen Informationen aus der Flut von Reizen herauszufiltern. Diese werden emotional bewertet und erzeugen eine emotionale Reaktion, wie zum Beispiel Erregung, eine Verstärkung des eigenen Verhaltens in einer bestimmten Situation, kognitive Prozesse oder ein subjektives Gefühl (nach Scherer, K. R. (2000). Psychological models of emotion).
Bei der Organisation von Events ist es entscheidend Reize zu setzen. Reize, die als wichtig wahrgenommen, mit einer Emotion verknüpft und langfristig gespeichert werden. In diesem Fall bleibt das Event nachhaltig in Erinnerung. Mit den folgenden vier Beispielen wollen wir zeigen, wie das funktionieren kann, ganz gleich ob bei einfachen Meetings, größeren Firmenzusammenkünften oder externen Workshops.
Impuls #1: Zeitlimit
Ob unter der Bezeichnung Slam, Pitch oder Pecha Kucha, die Formate haben eines gemeinsam: das Spiel mit der Zeit. Zeitlimits sind in der Eventkonzeption in der Zwischenzeit fest verankert. Alles dreht sich um die Idee, langwierige und dadurch für die Teilnehmenden aufmerksamkeitsraubende Vorträge zu durchbrechen. Ein Zeitlimit für die Vortragenden, manchmal auch eine stark begrenzte Anzahl an Präsentationsfolien und heraus kommen prägnante, einprägsame und kurzweilige Beiträge, die die Kreativität anregen und die Aufmerksamkeit der Zuhörenden halten.
Erfolgreich ausprobiert haben wir dies etwa 2019 mit dem Event „Unicorn oder Transformer in Baden-Württemberg“, das wir im Auftrag des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg durchgeführt haben. Nach einem Vormittag mit Impulsvorträgen und Diskussionsrunden wurden die Teilnehmenden in Campfire-Sessions zu unterschiedlichen Förderinstrumenten der Innovationsförderung zugeteilt. Jeder Session-Verantwortliche hat sein Thema in einem fünfminütigen Kurzimpuls vorgestellt. Das vermittelte einen ersten Überblick über die unterschiedlichen Sessions, in der Runde selbst wurden dann die Fragestellung diskutiert und offene Fragen geklärt. Der Ortswechsel von der Bühne in kleinere Diskussionsrunden hat einen zweiten Punkt zur Aufmerksamkeitssteigerung bedient, nämlich das Thema Bewegung – unser nächster Impuls.
Impuls #2: Bewegung reinbringen
Ein einfaches Element, um Aufmerksamkeit zu wecken, ist Bewegung. Unser Gehirn lenkt den Fokus automatisch zurück auf die Aktion, wenn durch Bewegung getriggert. Das funktioniert sogar in zwei Richtungen. Zum einen bei den Vortragenden: Bewegen sie sich auf der Bühne, begeben sich ins Publikum oder bringen es dazu, seinen Blickwinkel zu ändern, ist ihnen die Aufmerksamkeit sicher – daher raten wir zu Mut zur Bewegung während des Vortrags oder einer Rede! Zum anderen gilt Bewegung auch bei den Zuhörenden als Erfolgsrezept: Aufstehen, durch den Raum gehen, die Diskussionsrunde wechseln oder eine Liveabstimmung einbauen und schon verwandelt sich ein passives zum aktiven Publikum.
Beim zweitägigen „Clean energy for EU islands Forum 2022“ im Mai dieses Jahres auf Rhodos haben wir ordentlich Bewegung ins Spiel gebracht. Der erste Tag fand im Konferenzraum, auf einem Boot wie auch auf einer nahegelegenen Insel statt: raus aus dem Raum, rauf aufs Meer und rein ins Inselleben. Das hat nicht nur thematisch gepasst, sondern die Teilnehmenden aktiv eingebunden und bleibende Erinnerungen geschaffen.
Impuls #3: Eigene Grenzen überwinden
Teilnehmende dazu zu bringen, eigene Grenzen zu überwinden und die Perspektive zu wechseln, ist nicht leicht. Wenn es gelingt, dann ist der Lern- und Erinnerungseffekt deutlich. Warum also nicht die Teilnehmenden zu Vortragenden machen? Mit diesem Rollentausch bekommt eine Konferenz für das Publikum eine eindeutig andere Note. Das gelingt durch den Einsatz verschiedener Formate, wie etwa die Planung eines Barcamps: Ob als Teil einer Konferenz oder als eigenständiges Format, gilt es als eine offene Tagung mit nicht vordefinierten Themen, Sessions und Workshops. Ablauf und Inhalte der „Nicht-Konferenz“ werden von den Teilnehmenden zu Beginn des Events selbst entwickelt und im weiteren Verlauf gestaltet. Ein übergreifendes Thema kann, muss aber nicht gestellt werden. Das Engagement der Teilnehmenden ist ausschlaggebend für den Erfolg der Veranstaltung.
Ein Barcamp war Teil des diesjährigen „Smart Cities Marketplace Forums“ der gleichnamigen Initiative der Europäischen Kommission, für die wir federführend die Kommunikationsmaßnahmen durchführen. Die Teilnehmenden der projektinternen Arbeitsgruppen haben den Rollentausch ausprobiert. Mit einem übergreifenden Thema konnten Interessierte ihre Idee für neue Arbeitsgruppen vor Ort zur Diskussion stellen, Gleichgesinnte finden und sogar eine Basis für eine neue Arbeitsgruppe in Form eines ersten Ideenpapiers festlegen.
Impuls #4: Limitierung
Große Events werden oftmals mit sehr viel Aufwand und Leidenschaft geplant und umgesetzt. Große Messehallen und volle Säle sind beeindruckend, manchmal braucht ein gutes Event aber gerade das Gegenteil: kleine Gruppen, eine intime Atmosphäre und intensive Gespräche, um bleibende Verbindungen herzustellen und Emotionen zu erzeugen. Wir plädieren dafür, bei der Eventplanung genau hinzuschauen und – von Zeit zu Zeit – einfach mal klein zu planen. Das funktioniert sehr gut bei Netzwerkveranstaltungen oder Workshops, die oftmals kleine Gruppen erfordern. Gleichzeitig kann sich das Thema Limitierung auch als relevant für die Zielgruppe darstellen. So kann es von Vorteil sein, für ein Event nur eine bestimmte Zielgruppe anzusprechen wie etwa im Genderkontext Frauen oder Männer oder im technisch spezifischen Kontext beispielsweise nur Teilnehmende aus dem Energiebereich.
Ein besonders atmosphärisches Beispiel haben wir im Juli am Standort Stuttgart des Steinbeis Europa Zentrums umgesetzt. Zusammen mit den INNOVATIVE WOMEN haben wir die limitierte Netzwerkveranstaltung „Gendered Innovation“ durchgeführt, die Frauen zusammenbringt und vernetzt. Ausgehend von einem Impulsvortrag sind die Teilnehmerinnen in den Dialog getreten, haben sich ausgetauscht und sich gegenseitig inspiriert. Das Fazit waren bereichernde Gespräche, neue Kontakte und das Gefühl, gemeinsam einen Schritt weitergekommen zu sein.
Ganzheitliches Eventmanagement
Seit über 30 Jahren führt das Steinbeis Europa Zentrum erfolgreich internationale Kongresse für technologische Branchen und zu aktuellen Innovationsthemen durch, inzwischen auch in unterschiedlichen physischen, hybriden und digitalen Formaten. Der Fokus liegt auf einem ganzheitlichen Veranstaltungs-, Informations- und Kommunikationsmanagement. Dazu gehören Moderations-, Medien- und Methodenkompetenzen in unterschiedlichen Fachgebieten.
Das Leistungsangebot des Event-Teams umfasst die gesamte Planung, Konzeption und Durchführung eines Events sowie die dazugehörenden Kommunikationskampagnen. Auftraggeber sind das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus Baden-Württemberg, das Staatsministerium Baden-Württemberg und die Europäische Kommission.
Kontakt
Sabine Haessler (Autorin)
Events & Communication Manager
Steinbeis Europa Zentrum
Steinbeis 2i GmbH (Stuttgart)
Hanna Schäfer (Autorin)
Senior Events & Communication Manager
Steinbeis Europa Zentrum
Steinbeis 2i GmbH (Stuttgart)
Olga Marschalek
Team Manager Events & Communications
Steinbeis Europa Zentrum
Steinbeis 2i GmbH (Stuttgart)