Steinbeis-Team entwickelt die digitale Umsetzung der Soforthilfen in Bayern
Mit enormen Soforthilfe- und Überbrückungshilfeprogrammen für Unternehmen, Einrichtungen und Selbstständige begegnet Deutschland der durch die Corona-Pandemie ausgelösten ökonomischen Krise. Die konkrete Umsetzung der Programme für bestimmte Branchen und Berufsgruppen erfolgt dezentral vor Ort in den Bundesländern, die dafür neue Prozesse und Verfahren definiert haben. Die Herausforderung lag dabei auf der Hand: Die Abarbeitung von tausenden Fällen in kürzester Zeit musste durch flexible und schnell verfügbare IT-Systeme unterstützt werden. Bei diesem IT-Projekt hat das Steinbeis-Transferzentrum Unternehmensentwicklung an der Hochschule Pforzheim den Freistaat Bayern unterstützt.
Die Prozessschritte im bayerischen Antragssystem für die Überbrückungs- und Soforthilfe.
Seit 2009 entwickelt und betreut das Steinbeis-Unternehmen das Antragssystem für das bayerische Innovationsförderprogramm „Innovationsgutschein Bayern“. Damit gab es bereits einen digitalen Nukleus, auf dessen Basis die Antragssysteme für die aktuelle Überbrückungs- und Soforthilfe umgesetzt werden konnten. Technologisch liegt dahinter das Produkt „Management Monitor“, eine Eigenentwicklung des Steinbeis-Unternehmens, das genau die Funktionalitäten besitzt, die für die Umsetzung dieser Herausforderung benötigt werden.
Nach einer extrem kurzen Entwicklungszeit nahm das Projektteam im Juli 2020 im Rapid-Prototyping-Verfahren das erste Antragssystem für Spielstätten wie Theater und Kinos in Betrieb. In den kommenden Monaten folgten Antragssysteme für Veranstalter, Soloselbstständige und die Umsetzung der Stipendien für Berufseinsteiger.
Die Kernfunktionalität der Antragssysteme liegt in der komplett digitalen Verfahrensunterstützung des Soforthilfeprogramms: von der Online-Beantragung durch Antragsberechtigte über die Bearbeitung der Anträge bei den zuständigen Stellen und Behörden bis hin zur Auszahlung durch die Landesbank.
Die Antragsverfahren im Detail
In einem Webportal gibt der Antragssteller formulargestützt seinen Hilfebedarf in einer Selbstauskunft ein. Er generiert sich dafür einen persönlichen Account, sodass kontinuierlich am Antrag gearbeitet werden kann. Die Korrektheit der Angaben wird durch einen Steuerberater bestätigt, dessen Attestat ins Portal hochgeladen werden muss.
Daraufhin wird der Antrag von der Software validiert, plausibiliert und anschließend dem Sachbearbeiter auf Basis der regionalen Zuordnung der Postleitzahl zugewiesen. Der Bearbeiter in der Verwaltung sieht in seiner Aufgabenliste alle offenen Anträge und kann diese nun prüfen. Er kann automatisiert über das System Fragen an den Antragsteller senden oder weitere Unterlagen anfordern. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Antragsteller und dem Sachbearbeiter wird im System dokumentiert, der Stand der Bearbeitung ist jederzeit für berechtigte Nutzer nachvollziehbar. Das System checkt die eingegangenen Anträge auf Fälle von Mehrfachbeantragung, um solche Problemfälle von vornherein auszuschließen.
Nach der Erstprüfung geht der Antrag in einem Vier-Augen-Prinzip an eine zweite Prüfstelle. In einem mehrstufigen Entscheidungsprozess wird schließlich über die Gewährung oder die Ablehnung der Anträge entschieden. Die Entscheidung wird vom Sachbearbeiter im System erfasst und der anschließende Prozess automatisch angestoßen: Die Bescheide werden vom System erstellt und an den Antragsteller per E-Mail versendet. Für die Auszahlung der Hilfen werden entsprechende Dateien erzeugt und an die Landesbank zur Anweisung übermittelt. Auch mögliche Rückforderungen werden als Bescheide in dem System generiert und versendet.
Die Verwaltung kann sich über den Bearbeitungs- und Bewilligungsstand aller Anträge jederzeit übersichtlich informieren. Die Anträge können nach Workflow-Status gefiltert werden und die Wiedervorlagen verschaffen einen optimalen Gesamtüberblick. Diverse Filter- und Exportfunktionen unterstützen dabei flexibel und auf die Aufgabenabarbeitung optimiert die tägliche Arbeit.
Das Steinbeis-Team trug mit diesen Antragssystemen dazu bei, dass die Anträge in Bayern in den letzten Monaten zügig bearbeitet werden konnten. Trotz der großen Belastung der Sachbearbeiter bleibt der Überblick gewahrt und durch die transparente Kommunikation kann jeder Antragsteller den Bearbeitungsstand seines Antrags einsehen – eine Win-Win-Lösung für alle beteiligten Seiten.
Weitere Infos online unter www.management-monitor.de
Kontakt
Prof. Dr. Elke Theobald (Autorin)
Steinbeis-Unternehmerin
Steinbeis-Transferzentrum Unternehmensentwicklung an der Hochschule Pforzheim (Pforzheim)
www.szue.de
Jan Britsch (Autor)
Entwicklungsleiter
Steinbeis-Innovationszentrum Unternehmensentwicklung an der Hochschule Pforzheim (Pforzheim)
www.szue.de