Steinbeis begleitet mittelständisches Unternehmen auf dem Weg zur ISO 9001-Zertifizierung
Als über 30-jähriges Traditionsunternehmen und Experte auf dem Gebiet der Bedien- und Steuerungstechnik mit dem Fokus auf Automatisierung steht die Unternehmensphilosophie der Graf-Syteco GmbH & Co. KG im baden-württembergischen Tuningen für erfolgreiches Wachstum und Innovation. Um die Rahmenbedingungen für weiteres Wachstum und fortlaufende Betriebserfolge zu schaffen, hat das Unternehmen im letzten Jahr konsequent Strukturen und Prozesse geschaffen, die verstärkt auf eine klare Ausrichtung und Optimierung der Abläufe innerhalb des Unternehmens abzielen. Im Hinterkopf war dabei das Ziel einer erfolgreichen Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2015. Unterstützt wurde der Mittelständler in der Vorbereitung vom Team des Steinbeis-Transferzentrums TQI Innovationszentrum in Gosheim.
Graf-Syteco bedient Kunden in der Bau- und Landmaschinenbranche, zusätzlich sind die Bedien- und Steuergeräte in Feuerwehren sowie im maritimen Bereich zu finden. Um den Stein ins Rollen zu bringen und den Startschuss für eine firmeninterne „Verbesserungskultur“ zu geben, holte Graf-Syteco bereits 2015 EQ ZERT als Zertifizierungspartner mit ins Boot.
Die Auditorin Elisabeth Mehl erläuterte im Rahmen des Voraudits den Ablauf einer Zertifizierung, führte Gespräche mit Mitarbeitern und bekam einen Einblick in spezifische Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen. Dabei kristallisierten sich bereits die ersten Schwachpunkte heraus, die teilweise unerkannt stetig Sand ins Getriebe rieseln ließen. Positiv überrascht hingegen war Elisabeth Mehl von der sorgfältig ausgearbeiteten, klaren Führungsstruktur, dem Organigramm sowie dem vom Geschäftsführer Jürgen E. Müller und den Mitarbeitern der Führungsebene ausgearbeiteten Businessplan für 2016/2017.
Elisabeth Mehl hat es motiviert, mit dem Unternehmen die Zertifizierung anzugehen – und sie war erfolgreich. Jürgen E. Müller hatte die Herausforderung, aber auch den Nutzen erkannt und entschied sich schließlich, das Projekt „Graf-Syteco goes ISO“ mit voller Kraft anzugehen. Die Qualitätsmanagementbeauftragte Bianca Benne übernahm das Projektmanagement und überwachte die Durchführung der Maßnahmen, koordinierte die anfallenden Aufgaben und dokumentierte nach den aktuell geforderten Standards.
Um die vielen komplexen Herausforderungen und Hürden besser zu meistern, kam mit Petra Ohlhauser vom Steinbeis-Transferzentrum TQI Innovationszentrum in Gosheim kompetente Hilfe und Beratung ins Haus. Während regelmäßiger Besuche und Workshops begleitete sie im engen Kontakt das Unternehmen und seine Mitarbeiter im Projekt. Das stellte sicher, dass sowohl auf effiziente Art als auch im gesetzten zeitlichen Rahmen die erforderlichen Maßnahmen durchgeführt wurden. Das Spannende an der persönlichen Begleitung waren für die Graf- Syteco Mitarbeiter die vielen Erkenntnisse und „Aha“-Erlebnisse, die sie durch den direkten und offenen Austausch von Erfahrungen und Vorgehensweisen machten. Oftmals verdeutlicht die Reduzierung auf einzelne, rudimentäre Schritte, welche grundlegenden Ideen und logischen Zusammenhänge einen Arbeitsprozess ausmachen.
Voraussetzungen für einen störungsfreien Ablauf sind die exakte Dokumentation und Festlegung von Abläufen sowie zuverlässige Maßnahmenpläne. Das lässt sich zu Beginn recht einfach mit einem Stift und einem weißen Blatt Papier skizzieren, so ist es zum Teil auch bei den Mitarbeitern am Arbeitsplatz geschehen. Diese Skizzen bildeten die Grundlage für eine systematische Prozesserstellung und Dokumentation wiederkehrender Abläufe. Durch die sorgfältige Sammlung, Analyse, Dokumentation und Bewertung von Daten, Fakten und Abläufen aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen konnte QM-Beauftragte Bianca Benne Schritt für Schritt alle erforderlichen Änderungs- und Verbesserungsmaßnahmen einleiten. Immer an oberster Stelle: die Nachvollziehbarkeit und Dauerhaftigkeit der Maßnahmen. Getreu dem Motto „der Weg ist das Ziel“ diente die Durchführung vor allem der inneren Sanierung, der „Reinigung des Getriebes“ und nicht primär der Erlangung des Zertifikats. Es repräsentiert jedoch sichtbar nach außen, was im Inneren des Unternehmens gelebt wird. Prozesse greifen wie Zahnräder ineinander und ermöglichen eine agile, funktionierende Unternehmensstruktur. Es erfordert Disziplin und den Willen, sich selbst und seine eigenen eventuell eingefahrenen Tätigkeiten zu hinterfragen. Dazu gehört auch die nötige Portion Motivation, Neues anzunehmen und dauerhaft anzuwenden. Befragungen und Stichproben der praktischen Umsetzung durch Petra Ohlhauser in den verschiedenen Unternehmensbereichen bildeten den Abschluss des mehrere Monate umfassenden Coachings und bereiteten alle bestmöglich auf das Zertifizierungsaudit vor.
Im Juni 2016 war es dann so weit. Graf-Syteco begrüßte die Auditorin Elisabeth Mehl von EQ ZERT erneut im Hause. Die Anspannung war bei jedem spürbar, dennoch konnten alle Fragen beantwortet und respektable Ergebnisse präsentiert werden. Elisabeth Mehl war beeindruckt von den einschneidenden Veränderungen und Fortschritten auf allen Ebenen, die in relativ kurzer Zeitspanne in die Wege geleitet worden waren. Das Unternehmen, seine Mitarbeiter sowie alle internen Prozesse und Abläufe wurden auf Herz und Nieren geprüft. Vor allem durch das nicht alltägliche Engagement und den unermüdlichen Einsatz von Bianca Benne konnte letztendlich mit Erfolg das Zertifikat in Empfang genommen werden.
„Ich bin stolz auf meine Mitarbeiter, die durch ihre Offenheit, Bereitschaft und Motivation entscheidend dazu beigetragen haben, den Entwicklungs- und Verbesserungsprozess voranzutreiben. Somit ist es ein Gemeinschaftsverdienst, dass wir zusammen den letzten Schritt zur erfolgreichen ISO-Zertifizierung gemeistert haben“, erklärt Geschäftsführer Jürgen E. Müller. Geschlossenheit im Team, in dem jeder gezielt seinen Beitrag und Anteil leistet, um das große Ganze voranzutreiben – das ist der Schlüssel zum Erfolg von Graf-Syteco. Veränderungen finden zuerst im Kopf statt. Die Einsicht, Erfahrung sowie der positive Blick nach vorn ebnen den Weg zu Fortschritt und Verbesserung. Graf- Syteco als gut aufgestelltes, wachsendes Unternehmen ist nun auf ein neues Level in der Organisation gebracht und hat für die Zukunft den Raum für Innovationen gesichert. Dem Bewältigen neuer Herausforderungen steht nichts mehr im Wege!
Kontakt
Petra Ohlhauser
Steinbeis-Transferzentrum TQI Innovationszentrum (Gosheim)
Maxi Graf
Graf-Syteco GmbH & Co. KG (Tuningen)