Steinbeis-Team integriert mit digitalem Onboarding neue Mitarbeiter erfolgreich ins Unternehmen
Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ist weit mehr als die Weitergabe von Informationen und Prozessabläufen – sie vermittelt auf indirekte Art viel von der eigentlichen Unternehmenskultur und kann entscheidend dafür sein, ob sich der Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen bindet. Das Steinbeis-Beratungszentrum Institute for Effective Management unterstützt Unternehmen aktiv bei der Erhaltung der digitalen Wettbewerbsfähigkeit und zeigt, dass digitales Integrieren von neuen Mitarbeitern – das sogenannte Onboarding – nicht nur das Potenzial hat, Krankenstände drastisch zu senken, sondern auch das Wissensmanagement im Unternehmen zu fördern.
Ein mittelständisches Ingenieursunternehmen mit Hauptsitz in Bayern stellte in kürzester Zeit für die weiteren drei Standorte in Deutschland rund 50 neue Mitarbeiter ein. Sie sollten möglichst effizient in das 1.500 Mitarbeiter starke Unternehmen integriert werden. Da der Einstellungsprozess über ein Jahr andauerte, war keine einheitliche Einführungsschulung für alle neuen Beschäftigten möglich. Wechselnde Schulungstrainer, mangelnde Qualitätssicherung, fehlende Nachhaltigkeit der Lerninhalte – kurz gesagt: Die Einarbeitung fand anschließend kaum Umsetzung. Zeitliche Ressourcen der neuen sowie der erfahrenen Mitarbeiter wurden dadurch stärker beansprucht als unbedingt nötig. Monatelange Einlernphasen durch teilweise verspätete Einweisungen hatten einige Zeitverzögerungen bei zeitlich kritischen Projekten und damit verbundene Gewinnverluste zur Folge.
Weitere Konsequenzen waren eine fehlende Identifikation mit dem Unternehmen und eine, daraus resultierende, geringe Arbeitsmotivation. Die neuen Mitarbeiter fühlten sich nach eigenen Angaben wenig willkommen und nicht ausreichend angekommen. Das unglückliche Zusammenspiel wenig motivierter sowie informierter Neuzugänge erschwerte die Arbeitstätigkeit und warf den Arbeitsstand zurück. Nicht nur die Arbeitsverläufe wurden gestört, sondern auch das Unternehmensklima litt unter der neuen Herausforderung. Die mehr als 50%ige Abbruchquote in der Probezeit kurbelte den Teufelskreis erneut an – der ganze Einstellungsprozess und die damit verbundenen Probleme begannen von vorn.
Nach weiteren kritischen Verzögerungen in der Fertigstellung der Projekte entschied die Geschäftsleitung, dass eine Verbesserung dringend notwendig sei. Mit Unterstützung des Steinbeis-Beratungszentrums Institute for Effective Management unter Leitung von Andreas Renner wurden zunächst die Einarbeitungsprozesse aufgenommen und anschließend durch Streamlining und Digitalisierung optimiert. Genaue Abläufe zur Einweisung und Informationsweitergabe bei Neuzugängen wurden vereinheitlicht und protokolliert. Erfolgsgeheimnis des Digital Onboarding Projekts war die geobasierte Infotainment App INTEREST, mithilfe derer Nutzer via Storytelling Informationen nachhaltiger und effizienter aufnehmen können. Auf diese Weise wird es neuen Mitarbeitern erleichtert, Arbeitswege und -prozesse nachzuvollziehen und umzusetzen.
Kernstück der neuen Planung waren die Konzeption und Produktion von eLearnings. In diesen konnten die Führungskräfte des Unternehmens kompakt und prägnant relevante Informationen einheitlich an Neuzugänge weitergeben. Zeitliche Flexibilität sowie die Möglichkeit die Inhalte bei Bedarf zu wiederholen garantierten eine nachhaltige Informationsvermittlung und eine reibungslose Wissensweitergabe im Unternehmen. Kritisches Fehlverhalten wurde von Schauspielern dargestellt und mit Einblendungen der Führungskräfte korrigiert. Durch diese unterhaltsame Art von New Learning wurde die Aufmerksamkeit der neuen Mitarbeiter während des eLearnings sichergestellt. Die visuelle und beratende Beteiligung der Führungskräfte wurden als eine sehr persönliche Note empfunden. Neue Mitarbeiter konnten dem Namen ein Gesicht zuordnen und einen ersten, wenn auch virtuellen Kontakt herstellen.
Diese Arbeitsbeziehungen wurden bei einem persönlichen Welcome- Event mit neuen und erfahrenen Mitarbeitern und Führungskräften gestärkt. Die Mitarbeiter wurden persönlich willkommen geheißen, wichtige Informationen wurden wiederholt. Neben einem emotionalen Onboarding war ein weiteres Ziel des Events das Networking innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeiter lernten sich in einer besonderen und lockeren Atmosphäre kennen, die es ermöglichte, sich ungezwungen außerhalb des Arbeitsalltags näher zu kommen.
Erste Erfolge des Steinbeis-Konzepts zeigten sich in der drastischen Senkung der Arbeitsausfälle durch Krankheit. Das Unternehmen hatte mit dieser Maßnahme indirekt die betriebliche Gesundheit gefördert und ein besseres Arbeitsklima ermöglicht. Dieses Arbeitsklima förderte nach dem Prinzip der Fayloschen Brücken den Informationsfluss, sodass sich Wissen merklich schneller verbreitete und die Unternehmenseffizienz steigerte. Die Arbeitsprozesse wurden nicht mehr durch ein angespanntes Arbeitsklima und Anonymität blockiert, sondern durch fachliche Kompetenz und ein gutes soziales Netzwerk beschleunigt.
Gut 80% der für die Einarbeitung zuvor benötigten Arbeitsstunden der lehrenden Mitarbeiter konnten eingespart werden. Durch die eLearnings wurden die Führungskräfte für das Thema digitales Onboarding auf eine neue Art und Weise sensibilisiert: Ihr Auftreten in den eLearnings verdeutlichte ihnen ihre Vorbildfunktion.
Die neuen Mitarbeiter erhielten durch all diese Maßnahmen ein gutes Gespür für das ganze Unternehmen, seine Bereiche und die Kollegen. Mit der Zeit konnten Arbeitsstunden von Trainern und Mitarbeitern durch den eigenständigen Aneignungsprozess von Unternehmensinformationen und Lehrinhalten gespart und die Effizienz gesteigert werden. Dieser Mehrwert wurde nahezu ohne Mehraufwand für das Unternehmen bewerkstelligt: Mit dieser 180 Grad-Wendung konnte sich das Unternehmen aus dem Teufelskreis eines ineffektiven Einführungsprozesses befreien und diesen schnell und langfristig nachhaltig optimieren.
Kontakt
Andreas Renner
Steinbeis-Beratungszentrum Institute for Effective Management (Augsburg)