Wie ein elektronischer Stift die Digitalisierung von Formularen im Gesundheitswesen unterstützt
Gemeinsam mit der TAKWA GmbH hat Dr. Wilhelm Peters vom Steinbeis-Transferzentrum Standortmanagement und Unternehmensentwicklung ein Verfahren entwickelt, das online und in Echtzeit eine digitale Dokumentation von klassischen Papierformularen zur Verfügung stellt. Das Herzstück ist dabei der ePen – ein elektronischer Stift, der in Kombination mit moderner Schrifterkennungssoftware und umfangreicher Datenbankeinbindung zum Einsatz kommt.
Das patentierte Verfahren, das auf Basis des Anoto-Punktrasters („dot-pattern technology“) für vielfältige Anwendungsformen weiterentwickelt wurde, wird aktuell insbesondere im Gesundheitswesen eingesetzt. Auch während der Corona-Pandemie hält der Steinbeis-Unternehmer Wilhelm Peters die Verwendung des speziellen Stiftes für wirkungsvoll und effizient: „Die Testpanne in Bayern, bei der die Getesteten handschriftlich erfasst wurden, wäre mit der ePen-Lösung wahrscheinlich nicht passiert oder zumindest glimpflicher verlaufen.“
Wie funktioniert der ePen?
Damit Formulare mit dem ePen ausgefüllt werden können, müssen sie ein Punktraster aufweisen. Der elektronische Stift erkennt dann die Stelle, an der er sich auf dem Papier befindet, speichert diese und bildet ein vektorisiertes digitales Abbild des Formulars mit den handschriftlichen Einträgen. Die eingesetzte Schrifterkennungssoftware ist so gut entwickelt, dass selbst schlecht lesbare Handschriften relativ sicher erkannt und digitalisiert werden.
Konkrete Anwendung in Kliniken und Unternehmen
In Kliniken oder Unternehmen werden die digitalisierten Dokumente dann verschlüsselt und mithilfe intelligenter Datenbanken in Echtzeit zur Verfügung gestellt. Das stellt unter anderem einen großen Vorteil im Rahmen der E-Security dar und ermöglicht ein effizientes kollaboratives Arbeiten.
Gerade im klinischen Einsatz und in der Pflege von Patienten bestehen vielfältige Dokumentationspflichten – sei es bei der umfangreichen Aufnahmeprozedur, aus Qualitätssicherungsgründen, zur Leistungserfassung oder zur Abrechnung erbrachter Leistungen. Das dauert seine Zeit! „Die nachweislich schnellste Form der Datenerfassung ist unsere ePen-Lösung, die klassisch auf Papier erfolgt, aber zeitgleich die digitalisierten Dokumente zur Verfügung stellt – ganz ohne Scannen“, sagt Wilhelm Peters. Eingriff- und Korrekturmöglichkeiten sind dabei in jedem Verarbeitungsschritt der Dokumente gegeben, darüber hinaus können auch PDF-Dateien erzeugt werden.
Eine Fülle von Anwendungen im klinischen Umfeld und im Pflegebetrieb zeigt, wie sinnvoll eine digitale Stiftanwendung ist. Insbesondere die Anwender profitieren von der Einfachheit und der Mobilität.