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Digitale Transformation verstehen und umsetzen

Kollaboration als Voraussetzung für Erfolg

Die digitale Transformation ist in aller Munde, ihre praktische Umsetzung ist allerdings oft schwieriger als gedacht. Denn es geht nicht nur um die technische Lösung, auch Prozesse und Geschäftsmodelle müssen transformiert werden. Eine ganzheitliche Lösung muss her, das haben Steinbeis-Experten erkannt und die Steinbeis Consulting Group Netzwerke & IT-Strukturen gegründet, um die Unternehmen bei den Herausforderungen der digitalen Transformation zu unterstützen.

Digitale Transformation ist für Unternehmen essenziell, allerdings werden die wenigsten verantwortungsbewussten Geschäftsführer die Idee unterschreiben, dass es ein neues Softwarepaket schon richten wird. Viele haben mittlerweile erkannt, dass technische und Softwarelösungen alleine nur eine Seite der Medaille darstellen. Die Transformation – also der Wandel – ist die zweite Seite. Jede Veränderung stellt eine Organisation vor neue Herausforderungen: Je nach Unternehmenskultur und -historie, Kommunikationsstil, Hierarchieebenen gibt es wichtige Elemente der Transformation zu beachten.

Die Steinbeis Consulting Group (SCG) Netzwerke & IT-Strukturen hat sich zusammengefunden, um für Unternehmen auf beiden Seiten der Medaille individuell abgestimmte Lösungen zu finden und umzusetzen. Von der Auswahl, dem Entwurf und der Implementierung von Softwarelösungen bis hin zur Beratung und Begleitung bei technologiegetriebenen Veränderungen – in der SCG Netzwerke & IT-Strukturen finden die Unternehmen erfahrene Experten für die Digitalisierung und die Transformation aus verschiedenen Steinbeis-Unternehmen, die unterschiedliche Kompetenzen mitbringen, diese bündeln und so den Erfolg ihrer Kunden sichern.

Die alte Regel „garbage in, garbage out“ gilt umso mehr bei der Digitalisierung. Werden ineffiziente oder falsche Prozesse eins zu eins digitalisiert, hat man in der Folge nur ineffiziente oder falsche „digitale“ Prozesse. Zunächst gilt es daher, Prozesse zu analysieren und dort wo nötig zu verbessern, zu verändern und zu verschlanken. Erst dann kann mit passender Standard- oder individuell zugeschnittener Software angesetzt werden. Dabei ist es durchaus auch angezeigt, bei einer Vielzahl von Prozessen erst einmal zu priorisieren und schrittweise vorzugehen. Die Erfahrung zeigt, dass große Software-Entwicklungsprojekte überdurchschnittlich oft abgebrochen oder deutlich über der ursprünglichen Kostenplanung abgeschlossen werden. Die SCG Netzwerke & IT-Strukturen hat sich daher den Methoden der agilen Entwicklung von Software verschrieben – durch Prototyping werden erste Ergebnisse schnell sichtbar und sukzessive optimiert. Durch selbstorganisierte, kleine Teams entstehen bessere Architekturen, Anforderungen und Entwürfe, die wiederum beständiger und nützlicher sind und ein besseres Abstraktionsniveau aufweisen. Mit einer Anforderungsanalyse flankiert von fachlicher Beratung entkommt das Unternehmen den Fallstricken eines detaillierten, zeitintensiven und teuren Pflichtenhefts der alten Schule.

Dabei sind die Mitarbeitenden von Anfang an mit im Boot – schließlich sind in der Regel sie es, die mit den Anforderungen an eine Lösung vertraut sind, die Inhalte beisteuern und später die neue Softwarelösung bedienen. Als Schlüsselakteure sind sie somit von Beginn an Teil der Veränderung, werden Schritt für Schritt in neue Arbeitsweisen eingeführt und für die Motivation der Veränderung sensibilisiert. Hier spielt die User-Experience (UX) – eine verständliche und ansprechende Gestaltung der Bedienung – eine entscheidende und oft unterschätzte Rolle bei der Akzeptanz neuer Lösungen. Die SCG Netzwerke & IT-Strukturen ist sich der Bedeutung dieses Gestaltungsaspekts bewusst und lässt ihm bei der Auswahl und der Entwicklung von Software die entsprechende Bedeutung zukommen. Durch den Einbezug betroffener Mitarbeiter können wertvolle Hinweise frühzeitig eingeholt und daher kostengünstig eingearbeitet werden. Die enge Abstimmung der Anforderungen hilft dabei, auch bei Standardsoftware nur Lösungen zu erwerben, die auch wirklich benötigt werden. Die Zahl der eingesetzten Systeme kann somit verringert werden, weniger Schnittstellen und Medienbrüche sind die Folge – für Mitarbeiter eine echte Arbeitserleichterung. Als Beispiel für eine erfolgreiche Softwarelösung, bei der es gelungen ist, alte Prozesse und bestehende Softwarelösungen neu zu digitalisieren, steht eine Dokumentations-, Analyse- und Datenmanagement-Anwendung für die technische Produktentwicklung. Hier ist es gelungen, die Zeit, die Ingenieure damit aufwenden, ihre Daten zu finden, auszuwerten, zu visualisieren und schlussendlich zu reduzieren sowie die Arbeitsabläufe, die durch den Einsatz vielfältiger und teils redundanter Methoden gezeichnet waren, zu harmonisieren. Durch den Einsatz der neu entwickelten, schlanken Individualsoftware konnte der geleistete Mehraufwand deutlich reduziert werden.

Unser Gehirn lässt uns unterbewusst gerne belohnungsorientiert agieren. Wenn Veränderungen in einer Organisation anstehen, müssen sich Mitarbeitende oftmals auf neue Ziele einstellen. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass ihnen dabei nicht auf halbem Weg der Atem ausgeht. Für die Führung ist daher wichtig, über geeignete Anreize für Mitarbeitende erstrebenswerte Belohnungen in Aussicht zu stellen. Darüber hinaus ist es für die Führung von großer Bedeutung, die Gründe und Ursachen für Veränderungen zu verstehen und entsprechend kommunizieren zu können. So kann dem Widerstand gegen Veränderungen begegnet werden, der gerade dann zu erwarten ist, wenn Mitarbeitende durch sie in ihren Kompetenzen beschnitten werden oder neue, ungewohnte Tätigkeiten übernehmen müssen. Die Berater der SCG Netzwerke & IT Strukturen bieten auch hier Unterstützung für Unternehmen.

Als flankierende Maßnahmen zur Digitalisierung beraten die SCG-Experten zu Themen wie Change Management, strategisches Diversity- Management, Kulturwandel, Konfliktmanagement, Kommunikation und neuen Arbeitsmethoden. Individuelle Leistungspakete und projektbezogen zusammengesetzte Teams sichern dabei die optimal auf die Herausforderungen zugeschnittenen Lösungen.