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Immediate Designer: flexibel, effizient, kostengünstig

Digitalisierung im KMU-Umfeld – ein Blick in die Praxis

 

Die Digitalisierung bietet vielfältige Chancen, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen. Leider schöpfen genau diese Unternehmen die darin liegenden Potenziale oft nicht aus. Einer der Gründe dafür ist die fehlende Software, um die Wertschöpfungsketten innerhalb des Unternehmens zu digitalisieren. Das Steinbeis-Beratungszentrum Agile Entwicklung von Informationssystemen bietet KMU mit dem von ihm entwickelten Immediate Designer eine wirtschaftliche Lösung für dieses Problem.

In seinem Digital Office Index vom März 2016 resümiert der Branchenverband Bitkom positiv: „Vier von zehn Unternehmen aller Branchen (40%) haben eine eigene Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.“ Dass es nicht mehr sind, liegt zu allererst daran, dass der Investitionsbedarf hoch ist (80%) und qualifiziertes Personal fehlt (78%). Die Fragen zielten aber auf Standardaufgaben wie Buchhaltung und Dokumentenmanagement, und befragt wurden nur Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern. Tatsächlich blieb also der ganz überwiegende Teil der Unternehmen in Deutschland außen vor.

Gerade in kleinen Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern ist aber das Optimierungspotenzial durch die Digitalisierung besonders hoch: Häufig sind alle Mitarbeiter und die Unternehmer selbst aktiv in die Wertschöpfung eingebunden, müssen aber gleichzeitig Verwaltung und Organisation stemmen – in der Wachstumsphase führt das leicht zu hoher Arbeitsbelastung und zu Engpässen. Für diese Unternehmen fehlt häufig eine passende Softwarelösung: Die Prozesse und internen Abläufe sind wenig formalisiert und eng mit den speziellen Wertschöpfungsketten des Unternehmens verflochten. Sie lassen sich also nicht mit Standardsoftware digitalisieren, oder es entsteht ein hoher Aufwand für Beratung, Anpassung und Schulung. Die konventionelle Entwicklung von speziell auf das Unternehmen abgestimmter Individualsoftware ist wirtschaftlich normalerweise nicht sinnvoll.

Auch im Steinbeis-Verbund wird der Immediate Designer erfolgreich genutzt, zum Beispiel vom Steinbeis-
Beratungszentrum Existenzgründung: „Die Software ist das zentrale Instrument, um die Vielzahl der
Daten rund um den Exi-Gründungs-Gutschein verlässlich zu verarbeiten,“ so Ralf Lauterwasser, Leiter
des Steinbeis-Unternehmens.

Steinbeis-Experte Dr. Holger Gast erstellt mit seinem Steinbeis-Beratungszentrum Agile Entwicklung von Informationssystemen Individualsoftware für bestehende und erprobte Prozesse. Dies ist mit wirtschaftlich attraktivem Aufwand mit Hilfe eines speziellen Entwicklungswerkzeugs, des Immediate Designers, möglich. Der Immediate Designer ähnelt einem Baukasten mit Standardelementen, die in vielen Anwendungen vorkommen und sich flexibel kombinieren lassen. In Projekten lassen sich so Masken und Datenbanken für eine spezielle Aufgabenstellung sehr schnell graphisch zusammensetzen. Der Immediate Designer erzeugt aus diesen Konstruktionszeichnungen eine fertige Software, die als Webanwendung auf den meisten Endgeräten nutzbar ist. Im Ergebnis lässt sich die Gesamtentwicklung von Individualsoftware für die Prozessoptimierung um einen Faktor 5 bis 10 beschleunigen.

Eine Kernanforderung in diesem Arbeitsgebiet ist Flexibilität. Zum einen ist der Anwendungsbereich breit gefächert: Die Projekte des Steinbeis-Unternehmens reichen von der klassischen Verwaltung von Geschäftsvorfällen über das Projektmanagement bis zur Ansteuerung von Robotiksimulationen. Zum anderen muss die erstellte Software ohne großen Aufwand änderbar sein, wenn Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit verlagern oder die internen Prozesse an neue Erfordernisse und Kundenwünsche anpassen. Der Ansatz, Software aus Bausteinen zu erzeugen, ermöglicht beide Formen der Flexibilität.

Ein besonderes Augenmerk richtet Holger Gast auf die schrittweise Formalisierung und Vereinheitlichung der existierenden Arbeitsabläufe. Dort, wo das spezielle Wissen der Mitarbeiter und Einzelfallentscheidungen gefragt sind, strukturiert die neue Softwarelösung die Informationen und optimiert die Kommunikation im Team. Dort, wo im Laufe der Zeit und mit wachsender Erfahrung Strukturen und wiederholte Abläufe sichtbar werden, ergibt sich ein hohes Optimierungspotenzial durch automatisierte Berechnungen.

Vor diesem Hintergrund ist die langfristige Planung und Nachhaltigkeit einer Lösung entscheidend: Wenn neue Funktionalität benötigt wird, sei es nach zwei Monaten oder nach zwei Jahren, muss die Erweiterung genauso flexibel und effizient möglich sein wie die Erstellung der ursprünglichen Software. Gerade an dieser Stelle zeigt sich der Vorteil des Baukastenprinzips gegenüber der Einführung von Standardsoftware: Während letztere nur mit hohem Aufwand geändert oder erweitert werden kann, sind die Bausteine von vornherein auf Kombination und Zusammenarbeit ausgelegt, so dass sich neue Funktionen in die bestehenden Softwarestrukturen einfügen.

Wichtig ist dem Steinbeis-Experten in jedem Projekt die Aufgabenverteilung im Entwicklungsprozess: Als Software-Architekt macht er Vorschläge zu technisch machbaren Lösungen und bringt dabei Erfahrungen aus früheren Projekten ein. Alle Entscheidungen über Aussehen und Funktionalität treffen aber letztlich die Anwender, denn nur sie können die Auswirkungen auf ihre eigene Arbeit abschätzen. In dieser Abstimmung sind zunächst genaues Zuhören und einige Kreativität gefragt, denn eine optimale Lösung erhält man nur, wenn man beständig zwischen technischer Sicht und Anwendungssicht wechselt und so gemeinsam neue Einsichten in die Arbeitsprozesse gewinnt. Da sich mit dem Immediate Designer Ideen für neue Funktionalität schnell umsetzen und an praktischen Beispielen evaluieren lassen, kommt man ohne große Umwege zum Ziel.

Eine große Herausforderung stellen die vorhandenen Daten zu laufenden Geschäftsvorfällen dar. Sie liegen meist in Excel-Dateien oder Access- Datenbanken vor und müssen für die nahtlose Einführung einer Softwarelösung automatisiert übernommen werden. Das auf den menschlichen Leser zugeschnittene Format der Daten entspricht aber nicht dem einer professionellen Datenbank: In der Excel-Liste werden häufig logisch getrennte Informationen in einer Zeile zusammengeführt, damit der Leser den Überblick behält. Beispielsweise enthält eine Liste der aktuellen Aufträge normalerweise auch Kundenstammdaten und Details zu Bearbeitungsstand und Rechnung. Die Datenbank dagegen legt diese Informationen in verschiedenen Tabellen ab und verbindet sie über Querverweise. Diese sogenannte Normalisierung der Daten ist essenziell für eine langfristige Weiterentwicklung und die Nachhaltigkeit der erstellten Softwarelösung. Zur Übernahme der menschenlesbaren in die maschinenoptimierte Form hat Steinbeis-Experte Holger Gast ein spezielles Werkzeug entwickelt, das den Prozess der Normalisierung unterstützt: Der Software-Entwickler markiert graphisch anhand von Beispieldaten, welche Zeilenabschnitte welchen Datenbanktabellen zugeordnet sind. Das Werkzeug liest dann die Daten ein und speichert sie, zusammen mit den Querverbindungen, entsprechend den Markierungen in der Datenbank. Das Werkzeug erlaubt auch das erneute Einlesen einer geänderten Datei, wenn die Datensätze anhand eindeutiger Merkmale wie Kunden- oder Auftragsnummern identifizierbar sind. In diesem Fall schreibt es nur die geänderten Werte in die entsprechenden Felder der Datenbank. Auf diese Weise konnten in Projekten auch Elemente wie zum Beispiel Mailverteiler realisiert werden: Ein Mitarbeiter lädt die E-Mail-Adressen und Namen als Excel-Datei herunter, verschickt die E-Mails im gewohnten Programm und notiert in der Excel- Datei Antworten oder Fehlermeldungen. Diese Zusatzangaben können dann direkt in die Datenbank zurückgespielt werden.

Die Digitalisierung im KMU-Umfeld erfordert also die Bewältigung sehr spezieller Herausforderungen: Existierende Standardsoftware deckt die unternehmensspezifischen wertschöpfenden Prozesse nicht ab, aber gerade diese Prozesse müssen softwaregestützt optimiert werden, um das Wachstum des Unternehmens nicht zu gefährden. Gleichzeitig muss der Übergang schrittweise erfolgen, von den bereits formalisierten Arbeitsabläufen hin zu denen mit vielen Einzelfallentscheidungen. Um den Geschäftsbetrieb übergangslos aufrecht zu erhalten, müssen die aktuell von Hand gepflegten Informationen in die zentrale Datenbank übernommen werden. Schließlich können Projekte nur erfolgreich sein, wenn sich die Softwareentwicklung flexibel an die sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens anpassen kann. Es ist diese Mischung von Herausforderungen und entsprechenden Chancen, die Holger Gast antreibt, in jedem Projekt neu zusammen mit seinen Kunden kurzfristig einsatzfähige und gleichzeitig langfristig tragfähige Lösungen zu erarbeiten.

Kontakt

PD Dr. Holger Gast

PD Dr. Holger Gast leitet das Steinbeis-Beratungszentrum Agile Entwicklung von Informationssystemen und bietet seinen Kunden agile und modell-basierte Entwicklung von Informationssystemen, Entwicklung von daten- zentrischen Web-Anwendungen und Prototyping von Informations- und Verwaltungssystemen.

PD Dr. Holger Gast
Steinbeis-Beratungszentrum Agile Entwicklung von Informationssystemen (Freilassing)