Integriertes Steinbeis-Managementsystem setzt auf Synergien
Ein prozessübergreifendes Managementsystem soll Unternehmen dazu befähigen, Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den Kundenanforderungen und den eigenen Managementzielen, wie Qualitäts- und Umweltzielen, herzustellen. Der Aufwand für Aufbau, Einführung und Aufrechterhaltung von Managementsystemen ist äußerst hoch und dennoch sind solche Systeme aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Daher setzen viele Unternehmen auf integrierte Managementsysteme, die verschiedene Systeme zu einer Gesamtlösung bündeln. Den Weg ist auch das Team der Steinbeis Qualitätssicherung und Bildverarbeitung GmbH gegangen und hat ein Auditmanagementsystem in seine Lösung SQB IMS implementiert.
Managementsysteme sind Standard in vielen Unternehmen, sie helfen die Komplexität des Unternehmensalltags zu bewältigen und Unternehmensziele systematisch, gezielt und geplant umzusetzen. Viele Unternehmen müssen dabei Anforderungen mehrerer Managementnormen erfüllen, wie zum Beispiel:
- Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001
- Umweltmanagement DIN EN ISO 14001
- Arbeits- und Gesundheitsschutz DIN ISO 45001
- Medizinprodukte DIN EN ISO 13485
- DAkkS-Laborakkreditierung DIN EN ISO/IEC 17025
- Informationssicherheit DIN EN ISO/IEC 27001
- Automobilindustrie IATF 16949 und VDA 6.4.
Integriertes Managementsystem SQB IMS bietet die Lösung
Um diese Aufgabe zu bewältigen, werden oft integrierte Managementsysteme eingesetzt, die Methoden und Instrumente zur Erfüllung von Normen aus verschiedenen Bereichen zu einer einheitlichen Lösung zusammenfassen. Mit der Vereinheitlichung der unterschiedlichen Normen nach der sogenannten High Level Structure kann ein Managementsystem beispielsweise für Qualität, Umwelt und Arbeitssicherheit integriert werden. Damit kann der Aufwand um bis zu 50 % reduziert werden. [1] Integrierte Managementsysteme lassen sich sehr gut als webbasierte Intranet- oder Cloud-Lösungen aufbauen.
Das Ilmenauer Steinbeis-Team hat diese Vorteile erkannt: Das Managementsystem SQB IMS enthält zusätzlich ein integriertes Auditmanagementsystem. So können auch mit dem Steinbeis-System bei der Auditierung von integrierten Managementsystemen durch Synergieeffekte erhebliche Einsparungen von bis zu 50 % erreicht werden. [2], [3]
Der weitere Vorteil des webbasierten integrierten Managementsystems besteht darin, dass sich damit viele Routinearbeiten automatisieren lassen [4]:
- Automatische Versionierung: Bei Änderung eines Dokuments findet eine automatische Versionierung statt und das Änderungsverzeichnis wird mit aktualisiert.
- Automatisiertes Einlesen der Ordnerstruktur: Die bestehende Ordnerstruktur des Unternehmens wird inklusive aller Daten bei der Installation automatisiert eingelesen.
- Datumsstempel: Dokumente erhalten beim Öffnen einen aktuellen Datumsstempel.
- Rechteverwaltung: Festlegung, welcher Mitarbeiter bestimmte Informationen und Dokumente lesen, ändern oder neu erstellen darf.
- Dokumentenlenkung mit Benachrichtigungssystem: Dokumente können an bestimmte Empfänger oder Empfängergruppen wie Abteilungen per E-Mail gelenkt und optional mit einer Rückmeldung durch den Empfänger bestätigt werden.
- Dokumentenmatrix: Dokumente können beispielsweise nach Forderung der IATF in einer Dokumentenmatrix automatisch verwaltet werden.
- Automatisierte Inhaltssuche: Dokumente und Inhalte können schnell über eine Volltextsuche gefunden werden.
- Webbasiert: Nach der Installation auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud ist ein einfacher Zugriff auf das IMS von allen verknüpften Rechnern der Mitarbeiter des Unternehmens möglich.
- Sprachen: Das IMS kann in mehreren Sprachen verwendet werden.
- Favoriten: Zur schnellen Navigation können allgemeine und benutzerspezifische Favoriten angelegt werden.
- Freigabeprozess: Für neue Versionen von Dokumenten kann ein mehrstufiger Freigabeprozess angelegt werden.
Ein systematischer Aufbau und die Einführung von “schlanken” Managementsystemen kann viel Aufwand sparen, bedarf jedoch eines durchdachten und systematischen Konzeptes bei der Projektierung und Einführung. Die Steinbeis-Experten aus Ilmenau begleiten die Unternehmen auf dem Weg zur Einführung, Pflege und Weiterentwicklung ihres Managementsystems und bieten ihnen speziell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Lösungen.