Mit dem Tischtuch für die Zukunft gewappnet

Steinbeis-Experte hilft Unternehmen Veränderungen umzusetzen

Die Pandemie hat deutlich aufgezeigt, wo unsere Defizite und Abhängigkeiten im Hinblick auf eine nachhaltige, reibungs­arme und damit zukunftsfähige Arbeitswelt liegen. In vielen Unternehmen herrscht eine Haltung vor, die einzig die Steigerung des Profits im Blick hat. Das hat uns in Abhängigkeiten geführt und den Blick für das Ganze verstellt. Die heutige Arbeitswelt ist noch geprägt davon, dass über viele Jahre der Fokus darauf lag, Unmengen an Know-how aufzubauen – was aber fehlte, ist das Know-why. Ein „Weiter so“ wird nicht funktionieren, wie also Veränderungen im Unternehmen angehen, um für die Arbeitswelt der Zukunft gewappnet zu sein? Auf diese Frage hat das Steinbeis-Beratungszentrum Unternehmensentwicklung und digitale Accessibility in Form des Tischtuch-Verfahrens eine Antwort gefunden.

Steinbeis-Unternehmer Stefan Wilke hat das Tischtuch-Verfahren entwickelt, um Fragen schnell und effizient zu analysieren und die passenden Lösungen zu finden.

 

Steinbeis-Unternehmer Stefan Wilke weiß aus Erfahrung, welche drei Komponenten für einen Change-Prozess im Unternehmen ausschlaggebend sind: Erstens die Bereitschaft und der Wille, etwas wirklich zu verändern und nicht nur darüber zu sprechen. Dann muss im Unternehmen auch ausreichend Zeit für die Entwicklung und Umsetzung der Veränderungen bereitgestellt werden: Der beste externe Berater ist nutzlos, wenn intern keine Ressourcen zur Verfügung stehen. An dritter Stelle steht der Mut zu einfachen und klaren Prozessen und die Entscheidung: Was muss wirklich sein und was kann weggelassen werden?

Wenn diese Punkte umgesetzt werden, kann das eine Investition in die Zukunft sein, obwohl erst einmal Gewinneinbußen möglich sind. Veränderung ist ein stetiger Prozess, bei dem ein erster Schritt sein kann innezuhalten und nicht mit wildem Aktionismus zu reagieren. Stefan Wilke vergleicht das mit einer Alltagssituation: „Laufen Sie nicht auf einer Rolltreppe, die nach unten fährt, ständig nach oben. Bleiben Sie stehen, fahren Sie nach unten, schauen Sie, was zu tun ist – und dann können Sie wieder entspannt nach oben fahren.“

Das Tischtuch als Lösungsansatz
Es gibt Dinge, die können nicht geändert werden, aber durch eigene Lösungen einfacher gestaltet werden. Als Steinbeis-Unternehmer und Geschäftsführer eines IT-Unternehmens hat es Stefan Wilke mit unterschiedlichen Produkten beziehungsweise Dienstleistungen zu tun, setzt aber in beiden Tätigkeiten seit Jahren auf ein einfaches, aber sehr effektives Tool: das Tischtuch-Verfahren. Dieser Alltagsgegenstand unterstützt ihn im übertragenen Sinn dabei, Themen anhand von nur vier Fragen schnell und effizient zu analysieren und dazu passende Lösungen zu entwickeln. „Diese Vorgehensweise hat uns sehr gut durch die Pandemie gebracht, wir haben dadurch zum Beispiel frühzeitig erkannt, dass eine Umstellung von Präsenz- auf Online-Seminar- und Schulungsangebote unser Fortbestehen sichert“, erklärt der Steinbeis-Experte aus Durmersheim.

Wie ist das Tischtuch nun konkret aufgebaut? In der Mitte befindet sich das Unternehmen, an den vier Ecken folgende Punkte: die Projektschritte, das Personal (wer macht was?), das Verfahren (was ist zu tun?) und die äußeren Rahmenbedingungen. Das Vorgehen ist ein laufender Prozess, sorgt für einen guten Überblick über alle Prozesse und soll dazu animieren, diese auch zu vereinfachen. Zudem werden nicht nur die internen Prozesse beleuchtet, sondern auch die Rahmenbedingungen außerhalb des Unternehmens.

„In Summe führt das Tischtuch unter anderem dazu, dass deutliche Einsparungen zu verzeichnen sind und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Je weniger sinnlose Prozesse, desto besser“, fasst Stefan Wilke das Verfahren zusammen. In einer immer komplexeren Arbeitswelt setzt Zukunftsfähigkeit ganz wesentlich darauf, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Ein Verfahren wie das des Tischtuchs hilft, Themen zu strukturieren und Kernkriterien zu identifizieren.


Auf einen Blick: Das Tischtuch-Verfahren

Am Beispiel „mobiles Arbeiten“ zeigt Stefan Wilke, wie das Tischtuch-Verfahren angewendet werden kann.

> Projektschritte

  • Klärung: Wo ist mobiles Arbeiten, abhängig von der jeweiligen Tätigkeit, möglich?
  • Ermittlung der technischen Voraussetzungen
  • Ermittlung des notwendigen Bedarfs für mobiles Arbeiten
  • Klärung rechtlicher und sicherheitstechnischer Fragen
  • Kosten-Nutzen-Rechnung
  • Wie kontrolliere ich die Arbeit der Mitarbeiter?
  • In welchem Verhältnis gestalte ich mobiles Arbeiten und Anwesenheit im Büro?
  • Sicherstellung der digitalen Barrierefreiheit der Prozesse

> Personal (Wer macht es?)

  • Klärung durch Personalabteilung: Wo ist mobiles Arbeiten, abhängig von der jeweiligen Tätigkeit, möglich?
  • IT-Abteilung: Ermittlung der technischen Voraussetzungen
  • IT-Abteilung in Verbindung mit dem Einkauf: Ermittlung des notwendigen Bedarfs für mobiles Arbeiten
  • Jurist: Klärung rechtlicher und sicherheitstechnischer Fragen
  • Controller: Kosten-Nutzen-Rechnung
  • Mittleres Management: Wie kontrolliere ich die Arbeit der Mitarbeiter?
  • Mittleres Management: In welchem Verhältnis gestalte ich mobiles Arbeiten und Anwesenheit im Büro?
  • IT-Abteilung: Sicherstellung der digitalen Barrierefreiheit der Prozesse

> Verfahren (Was ist zu tun?)

  • Personalabteilung erstellt Liste der möglichen Tätigkeiten
  • IT-Abteilung erstellt Checkliste und Verfahren der technischen Umsetzung
  • IT-Abteilung erstellt Bedarfsliste – Einkauf beschafft
  • Jurist: Aufsetzen von Verträgen und sonstigen relevanten Bestimmungen
  • Controlling: Erstellung der Kosten-Nutzen-Rechnung unter Einbeziehung aller relevanten Kostenstellen
  • Anhand der Ergebnisse der Projekte: Wie kontrolliere ich die Arbeit der Mitarbeitenden?
  • Ausprobieren: In welchem Verhältnis gestalte ich mobiles Arbeiten und Anwesenheiten?
  • IT-Abteilung: Umsetzung bestehender Richtlinien und effiziente Testung durch die jeweiligen Zielgruppen

> Rahmenbedingungen

  • Sind die technisch notwendigen Rahmenbedingungen bei den Mitarbeitern gegeben (Internet, Büro etc.)?
  • Welche gesetzlichen Auflagen sind zu erfüllen?
  • Welche Schnittstellen gibt es nach außen und gibt es hier festgelegte Verfahren und Vorgaben?

Mögliche Ergebnisse eines vermehrten mobilen Arbeitens können sein, dass es erhebliche zeitliche und monetäre Ressourceneinsparungen gibt, durch den Wegfall von Wegstrecken, die Reduzierung von Büroräumen sowie den gesunkenen Bedarf an Papier und Druckern.

Kontakt

Stefan Wilke (Autor)
Steinbeis-Unternehmer
Steinbeis-Beratungszentrum Unternehmensentwicklung und digitale Accessibility (Durmersheim)

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