Steinbeis-Student führt eine Automatisierungsgradanalyse eines Software-Release-Prozesses durch
Geschäfts- und IT-Prozesse effizienter, schneller, kostengünstiger und vor allem qualitativ hochwertiger durchzuführen, wird immer mehr zum zentralen Faktor für künftige Wettbewerbsfähigkeit. Die Automatisierung von Aufgaben, Prozessschritten und vollständigen Prozessen, auch über Abteilungsgrenzen hinweg, spielt dabei eine große Rolle und ist sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter von Vorteil. Das hat Arne Steckler, Mitarbeiter der Smart Solutions for Industry AG, in seinem Kompetenz-Projekt im Rahmen seines Studiums zum Master of Science Wirtschaftsinformatik an der Steinbeis-Hochschule gezeigt: Er hat darin die Steinbeis Interagierende Systeme GmbH, ein Softwarelieferant für eine Plattform für das Testen von Fahrerassistenzsystemen, dabei unterstützt, den Software- Release-Prozess BPMN 2.0 – ein Prozess zur Zusammenführung, Absicherung auf Fehlerfreiheit und Auslieferung eines neuen Softwarestandes – konform aufzunehmen, hinsichtlich des Automatisierungspotenzials zu analysieren und so Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Automatisierte Prozessabläufe sparen Zeit und sind häufig zuverlässiger und weniger fehleranfällig, daher können sie zu erheblichen Produktivitätssteigerungen und Kostenersparnissen beitragen. Diese beiden Punkte sind vor allem für qualitätssichernde Prozesse entscheidend. Während bei flexiblen, teils kreativen Aktivitäten der Mensch der Maschine klar überlegen ist, ist die Maschine bei stupiden, sich wiederholenden Aktivitäten fast ausnahmslos besser und sehr viel schneller. Vollständigkeit und Korrektheit von qualitätsrelevanten Aktivitäten lassen sich bei einem automatisierten Prozess zwar sicherstellen und nachvollziehen, dennoch ist nicht jede Tätigkeit von einem Computer durchführbar und manchmal ist die Kreativität und Flexibilität eines Menschen erwünscht oder sogar zwingend notwendig. Der Automatisierungsgrad ist damit ein wichtiger Indikator für den Prozessreifegrad innerhalb eines Unternehmens. Die Prozessautomatisierung bietet eine Möglichkeit alle drei Ecken des magischen Dreiecks aus Zeit, Qualität und Kosten zu optimieren, insbesondere wenn der Mensch in seiner Aufgabe bestmöglich unterstützt wird: Schneller (Zeit) und weniger Fehler (Qualität) bedeuten am Ende auch günstiger (Kosten).
Win-Win-Lösung für Unternehmen und Mitarbeiter
Aber nicht nur aus Sicht der Unternehmen bietet Automatisierung Vorteile, auch die Mitarbeiter profitieren an vielen Stellen davon. Dabei geht es nur selten um den Abbau von Ressourcen, viel häufiger werden durch Vermeidung von stupiden, sich wiederholenden Tätigkeiten Freiräume geschaffen, die von den Mitarbeitern für werthaltigere Arbeiten genutzt werden können, die verschiedene menschliche Kompetenzen benötigen. Kurz gesagt, die zur Verfügung stehende Zeit kann besser und für den Mitarbeiter interessanter genutzt werden. Durch das Zusammenwirken hochautomatisierter Prozesse mit den vom Menschen durchgeführten Schritten kann zusätzlich sichergestellt werden, dass vorgegebene (interne oder gesetzliche) Prozess- und Reporting-Standards sowie Compliance- Regeln eingehalten werden.
Schritt für Schritt zum Erfolg
Ziel des von Arne Steckler für die Steinbeis Interagierende Systeme GmbH durchgeführten Projektes war es, den Automatisierungsgrad eines Software- Release-Prozesses zu ermitteln, um Verbesserungspotenzial hinsichtlich der Automatisierung herauszuarbeiten: Zum einen, um den Ist-Zustand des Prozesses zu dokumentieren und damit für das Management, aber auch für die zuständigen Personen transparent zu machen, zum anderen, um die Aktivitäten aufzuzeigen, die das höchste Automatisierungspotenzial bieten. Wichtig war es, insbesondere darauf zu achten, wo menschliche Schritte gezielt beibehalten werden sollen und wie diese systematisch integriert und abgesichert werden können. Außerdem sollten durch die klare Darstellung des Prozesses in Form eines BPMN-Modells die kommunikativen Schnittstellen herausgearbeitet, ein verbessertes gemeinsames Verständnis über den Prozess geschaffen und eine übersichtliche Dokumentation des Prozesses erreicht werden.
Zu Projektbeginn wurden alle Prozessteilnehmer von Arne Steckler in Einzelinterviews nach ihren Arbeitsaktivitäten rund um den ausgewählten Prozess befragt. Die Antworten wurden aufgenommen, dokumentiert und in ein BPMN-Modell überführt. Um die korrekte Überführung sicherzustellen und Missverständnisse auszuschließen, wurde der so dokumentierte Ablauf in einem zweiten Termin mit der beteiligten Person geprüft und verfeinert. Nach der erfolgreichen Aufnahme aller Prozessaktivitäten und der relevanten Artefakte (Modellelemente) wurde die Prozessdokumentation in einem Abnahmetermin mit allen Prozessbeteiligten als Gesamtmodell bestätigt.
Schon die Aufnahme von Prozessen und die transparente Darstellung in Form eines BPMN-Modells können Verbesserungspotenziale aufzeigen, indem die Prozessbeteiligten zum aktiven Nachdenken über den Prozess angeregt werden, sich miteinander unterhalten und der Prozess in seiner Gänze transparent gemacht und somit Potenziale sichtbar werden. Zudem kann so ein Modell nachfolgend als Input für weitere vertiefende Analysen dienen. Mit solchen Analysen werden der Prozess bewertbar und Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für mögliche Abweichungen zwischen Ist- und Soll- Leistungen des Prozesses erkennbar.
Arne Steckler hat den Fokus seiner Prozessanalyse auf den Automatisierungsgrad des Software-Release-Prozesses gelegt. Dabei sollte festgestellt werden, wie hoch der automatisierte Arbeitsanteil schon ist und wo es noch weitere sinnvolle Potenziale gibt manuelle in automatisierte Tätigkeiten zu überführen. Ziel ist es, den händischen Aufwand und die Fehleranfälligkeit weiter zu reduzieren und zukünftig ein automatisiertes Reporting zu ermöglichen.
Im ersten Schritt hat Arne Steckler eine Formel zur Berechnung des Automatisierungsgrades unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Rahmenbedingungen und darauf basierend einer Möglichkeit zur Bewertung des Automatisierungspotenzials der einzelnen Schritte erstellt. Zur Berechnung des Automatisierungsgrades wurden die Faktoren von den jeweilig verantwortlichen Prozessausführenden festgelegt. Zusätzlich wurden mithilfe dieser Faktoren die Aktivitäten herausgearbeitet, die das größte Automatisierungspotenzial bieten.
Mit Dokumentation und Transparenz Qualität verbessern
Durch die erstmalige Dokumentation des Release-Prozesses wurden ein gemeinsames Verständnis unter allen Prozessbeteiligten aufgebaut und gemeinsam erste Optimierungspotenziale erarbeitet sowie eine intuitive Darstellung erreicht. Außerdem haben die Projektbeteiligten Transparenz in den Automatisierungsgrad des Prozesses gebracht, weitere Automatisierungspotenziale für das Unternehmen herausgearbeitet und bewertbar gemacht. Mit der Umsetzung der gefundenen Verbesserungsmöglichkeiten wird die Qualität der Artefakte und somit der produzierten Software weiter gesteigert. Im Feedbackgespräch haben sich die Mitarbeiter positiv zum Vorgehen geäußert, insbesondere dazu, dass sie der Ausgangspunkt für Prozessverbesserungen waren und über die quantitative Bewertung ihr Beitrag in ihrer Rolle und zur Automatisierung sichtbar gemacht wurde.