Wenn der Chef plötzlich ausfällt: Digitale Lösungen zur Existenzsicherung
Eine Diagnose kann das ganze Leben verändern, privat aber auch beruflich. Wie man als Chef mit der Situation umgehen kann und welche Lösungen dank der Digitalisierung möglich sind, darüber berichtet Steinbeis-Expertin Elke Kirchner und greift dabei auf ihre eigene Erfahrung zurück.
„Sie haben hier einen Tumor und ich gehe davon aus, dass er bösartig ist…“ „Okay… was ist zu tun?“ Mit diesem Dialog zwischen dem Chefarzt einer Klinik und mir über einer handgemalten Skizze begann am 25. Juli 2017 ein neuer Abschnitt in meinem Leben. Die Tatsache, ohne Vorbereitung aus dem beruflichen Handeln und Entscheiden herausgenommen und abhängig zu werden von fremden Einflüssen, wird von Selbstständigen und Unternehmern sehr gut verdrängt, so auch von mir: Als aktive Sportlerin mit einer ausgeprägten Widerstandsfähigkeit schien mir eine Tumorerkrankung sehr unwahrscheinlich.
Als Unternehmensberaterin erlebe ich im Alltag, wie häufig Entscheidungsträger und wichtige Schlüsselpersonen in Unternehmen überraschend und lange ausfallen. Dabei sind die Folgen für Unternehmer und abhängig Beschäftigte dramatisch, wenn kein Notfallkonzept vorliegt. Bereits ein 14-tägiger Ausfall des Chefs reicht aus, um das Unternehmen in eine existenzielle Notlage zu bringen. Bundesweit müssen jährlich etwa 4.050 Betriebe mit über 60.000 Mitarbeitern wegen unerwartetem Ausfall der Geschäftsleitung Insolvenz anmelden. Erfahrungsgemäß fällt es Menschen schwer, sich mit den Konsequenzen von Tod, Unfall oder schwerer Erkrankung auseinanderzusetzen. Diese können aber existenziell sein: Fällt zum Beispiel der einzige Geschäftsführer einer GmbH aus, ist diese ohne weitere Vorkehrungen sofort handlungsunfähig. Denn der Geschäftsführer ist der einzige, der die Gesellschaft nach außen vertreten kann. Handelt es sich um den Allein-Gesellschafter- Geschäftsführer, gibt es nicht einmal eine Gesellschafterversammlung, die einen neuen Geschäftsführer bestellen könnte und das kann zu fatalen Folgen für das Unternehmen führen. Das Verfahren zur Bestellung eines Notgeschäftsführers bei Gericht kann bis zu einem Jahr dauern. Zahlreiche Betriebe werden jährlich aus diesem Grund geschlossen.
Was mir dank der Digitalisierung in der aktuellen Situation möglich ist, wäre zu Beginn meiner Selbstständigkeit vor über 25 Jahren undenkbar gewesen. Technische Entwicklungen wie Cloud-Services, ständige Erreichbarkeit und grenzenloser Austausch von Informationen im Netz oder App-Lösungen schaffen perfekte Voraussetzungen, Lösungsstrategien vorzubereiten und in einer Krise anzuwenden. Kostenlose Videosysteme wie Skype oder Zoom lassen von überall die Teilnahme an einer Konferenz mit anderen zu, um notwendige Informationen auszutauschen oder Absprachen zu treffen.
Ein Notfallkoffer (Notfallordner) mit strukturierten Übersichten, Vollmachten, Informationen und Checklisten ist die beste Lösung, um verantwortungsbewusst die Existenz des Betriebes und der Arbeitsplätze zu sichern. Der digitale Fortschritt schafft auch hier ideale Voraussetzungen, mit geringem Aufwand die Weichen für eine Fortführung des Unternehmens bei Ausfall der Geschäftsleitung sicherzustellen. So stellt das Justizministerium auf seiner Homepage zum Beispiel Dokumentvorlagen zum Download zur Verfügung, die bei der Vorbereitung und Umsetzung einer strategischen Notfallplanung zielführend sind. Im Zentralen Testamentsregister werden persönliche Regelungen für den Todesfall elektronisch verwaltet. Das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer ist die Registrierungsstelle für private und notarielle Vorsorgevollmachten, Betreuungs- und Patientenverfügungen.
Der Notfallkoffer lässt sich einfach gestalten: Vorgespräch mit einem erfahrenen Berater für die Gestaltung von Notfallkoffern und den wichtigsten Entscheidungsträgern in der Familie und/oder im Unternehmen führen, Vollmachten, Dokumente, Übersichten etc. erstellen (zum Teil an Experten delegieren), vorhandene Risiken auswerten, dabei auch an strategische Planung und Dokumentation von Interimslösungen denken. Es empfiehlt sich, alle Dokumente in digitaler Form zu sichern, zum Beispiel einer Vertrauensperson den Zugang zu gewähren, eine Datensicherung im Bankschließfach oder in einem (digitalen) Tresor zu hinterlegen. Die jährliche Überprüfung und Aktualisierung ist unbedingt empfehlenswert, weil die einzige Konstante im Leben die Veränderung ist.